テレワークという働き方が浸透してきている近年、自宅での仕事環境を整えることは重要です。しかし、自宅にいながらチームと円滑にコミュニケーションを取りつつ、生産性を維持するのは決して簡単なことではありません。
「なぜテレワークがうまくいかないのだろう？」「もっと効率よく仕事を進める方法はないだろうか？」と感じている方も多いのではないでしょうか。特に、データの管理や共有に手間取ってしまい、業務が滞ることに悩んでいる方は少なくないはずです。またこのやり方でセキュリティ的に安全なのだろうかと心配になる方もいるかと思います。
本記事では、クラウド導入がテレワークを成功させるカギである理由とその具体的なメリット、さらには導入時に押さえておくべきポイントを分かりやすく解説します。テレワーク環境の整備がぐっと楽になり、より効率的でストレスの少ない働き方を実現できるヒントが得られるでしょう。
目次
クラウドとは
クラウドとは、インターネットを通じて提供されるリソースやサービスのことを指します。従来は個人や企業が自前のサーバーやハードウェアを用意して管理・運用していましたが、クラウドではこれらのインフラが不要で、必要なときに必要な分だけリソース（コンピュータなど）を利用できるのが特徴です。
具体的には、データの保存・ソフトウェアの利用・計算処理能力の提供などがクラウドで行われます。これにより、初期投資を抑えつつ、規模の大きさに合わせて柔軟にシステムを運用できるようになります。
テレワークにクラウドが必要な理由
テレワークの導入において、社内システムを社外から利用するにはVPNの設定やセキュリティ対策など、さまざまな整備が必要です。初期投資や運用・管理コストがかかるだけでなく、VPN接続を利用してファイルサーバーにアクセスする場合、接続が不安定で作業効率が落ちることもあります。
また、VPNのセキュリティ対策が不十分だと、ランサムウェアなどの攻撃リスクも高まります。警視庁が公表している「令和５年上半期におけるサイバー空間をめぐる脅威の情勢等について」の情報によると、ランサムウェア被害の約70％がVPNのセキュリティパッチの適用不足から発生しているそうです。
VPN環境は企業のネットワーク内に外部からアクセスできるようにする機器ですが、セキュリティパッチの適用を随時行う運用が大変でこれを正しく実行できている企業は少ないです。一方、クラウドはプロバイダーが責任を持ってシステムの管理・運用を行うため、セキュリティパッチの適用や脆弱性対策が常に最新の状態に保たれています。
クラウドシステムの導入は、テレワークをスムーズかつ安全に進めるための最適な選択肢といえるでしょう。
テレワークにおけるクラウド導入のメリット
クラウドを導入することで、テレワーク環境が格段に向上します。以下は、クラウドを活用することで得られる主なメリットです。
- 場所を問わずインターネットに接続できればアクセスできる
- システム管理の負担を削減することができる
- データの共有をスムーズに行いやすい
- コミュニケーションをスムーズに行いやすい
各メリットについて、詳しく解説していきます。
1. 場所を問わずインターネットに接続できればアクセスできる
クラウドサービスは、インターネット環境さえあれば、いつでもどこからでもデータにアクセスできるのが大きな特徴です。オフィスだけでなく、自宅・カフェ・コワーキングスペースなど、場所を選ばずに仕事を進めることができます。
例えば、出張先からでも重要な書類を確認したり、チームメンバーとリアルタイムで共同作業を行ったりすることも可能です。クラウド導入は、場所にとらわれない働き方を実現するための第一歩といえるでしょう。
2. システム管理の負担を削減することができる
オンプレミス環境では、システム構築に多くのコストとリソースが必要です。さらに、サーバーの運用や保守にかかるコスト・人件費も大きな負担となります。
しかし、クラウドを導入すればシステムの構築にかかるリソースが抑えられるだけでなく、運用コストもオンプレミスと比べて大幅に低減できます。
これにより、管理負担を軽減して本来の業務にリソースを集中させることが可能です。
3. データの共有をスムーズに行いやすい
クラウド上にデータを保管すれば、インターネット接続さえ出来ればどこからでも瞬時にアクセス可能です。その結果、社内でのデータ共有がスムーズに行え、リアルタイムでの情報更新や共同作業も効率化されます。
さらに、クラウドストレージサービスでは自動でファイルのバージョン管理を行い、過去のバージョンを簡単に復元したり、変更履歴を追跡したりすることが可能です。
これにより、誤った編集によるデータ損失を防ぎ、安心して共同作業を進めることができます。
4. コミュニケーションをスムーズに行いやすい
チャットツールやビデオ会議システムなどのコミュニケーションツールをクラウド上に利用することで、場所や時間に縛られずにリアルタイムで情報交換が可能になります。
また、Webベースのクラウドストレージであれば、ファイルやフォルダの保存先リンクを簡単に共有できるので便利です。
クラウドは柔軟な働き方を可能にするだけでなく、円滑なコミュニケーションを促進してチーム全体の生産性向上にも大きく貢献します。
テレワークにおけるクラウド利用の注意点やポイント
テレワークにおけるクラウド利用には多くのメリットがある一方、以下のような注意点やポイントがあることも理解しておきましょう。
端末認証や接続元IP制限などによるアクセス制限をする必要がある
テレワーク環境では、自宅や外出先など、さまざまな場所から企業のネットワークにアクセスするためセキュリティ対策が非常に重要です。
例えば、端末認証機能で会社が支給したPCからのみアクセスを許可したり、特定の接続元IPアドレスからのアクセスのみに制限したりするなどをする必要があります。
複数拠点があり出社してクラウドサービスを利用する場合は、各拠点でプロバイダのオプションで固定IPを発行してもらってそれをクラウドサービスに登録することで許可した拠点からしかアクセスできなくできます。ただしテレワークの場合は、各個人の自宅を固定IPにするのはなかなか難しいでしょう。
そこでテレワーク用には、端末認証機能を利用しましょう。会社支給のPCではアクセス許可し、個人のPCからはアクセスできなくする必要があります。これをしないと個人PCに機密データの持ち出しができてしまいます。
使用端末やIP制限によるアクセス制限を行うことで、不正アクセスや情報漏洩のリスクを軽減することができます。
また、従業員のひとりでもパスワードが想像しやすい安易なパスワードであったり、パスワード漏洩をしたり、パスワードを他のサイトのパスワードと同じにしてしまったり（パスワードの使い回し）して、外部から不正アクセスをされてしまうと、会社の機密情報が漏洩してしまいます。端末認証機能があればパスワードの漏洩だけではアクセスできないので安心です。
テレワーク目的でクラウドサービスを導入する際に見るべきポイント
テレワークを目的としてクラウドサービスの導入を検討する際は、以下のポイントをチェックしてみましょう。
- セキュリティ対策は十分なのか
- データ容量
- 操作しやすいインターフェースなのか
ここからは、確認するべきポイントについて詳しく解説していきます。
1. セキュリティ対策は十分なのか
クラウドサービスの導入を検討する際、セキュリティ対策は最も重要なポイントの一つです。企業の機密情報が外部に漏洩してしまうリスクは大きな損失につながる可能性があるため、以下の点をしっかりと確認しましょう。
- データの暗号化
- アクセス権限管理
- インシデント対応
- コンプライアンス
これらの点を十分に検討し、自社のセキュリティポリシーに合致するクラウドサービスを選びましょう。
2. データ容量
テレワークでは、Web会議や大容量ファイルのやり取りなど、データの利用量が大幅に増加する傾向があります。そのため、クラウドサービスを選ぶ際にはデータ容量が十分かどうかをしっかりと確認することが重要です。
適切な容量を選ばないとデータの保存や共有に支障をきたし、作業効率が低下する可能性があります。
クラウドサービスのデータ容量は、業務の規模や種類によって大きく異なります。将来的なデータ増加も考慮し、自社のニーズに合った容量プランを選択しましょう。
3. 操作しやすいインターフェースなのか
クラウドサービスの導入は、従業員の業務効率向上に繋がる一方で、操作性の悪さが原因で定着率が低いというケースも少なくありません。そのため、導入前に必ず操作性を評価し、従業員がスムーズに利用できるサービスを選ぶことが大切です。
お試し期間のあるクラウドサービスを選べば、料金を支払うことなく、操作性を確認することができます。事前に操作性を把握しておけば、クラウドストレージの比較にも役立つでしょう。
テレワークにおすすめのクラウドサービス
テレワークを効率よく進めるためには、適切なクラウドサービスの導入が不可欠です。ここでは、テレワークにおすすめのクラウドサービスを3つ紹介します。
- スムーズな情報共有とセキュリティを担保できるクラウドストレージ
- 円滑なコミュニケーションを実現できるチャットツール
- テレワークでも会議をすることができるWeb会議ツール
それぞれの特徴について解説していくので、ぜひ参考にしてみてください。
1. ムーズな情報共有とセキュリティを担保できるクラウドストレージ
クラウドストレージは、インターネット上にデータを保存し、いつでもどこからでもアクセスできるサービスです。チームメンバーとのファイル共有をスムーズに行うことができます。
インターネット環境さえあれば、パソコン・スマートフォン・タブレットなど、あらゆるデバイスからファイルにアクセスできます。自動バックアップ機能もあるので、データ損失のリスクを抑えることも可能です。
クラウドストレージは、テレワークにおける情報共有の課題を解消し、生産性を向上させるための強力なツールです。
2. 円滑なコミュニケーションを実現できるチャットツール
チャットツールは、テレワーク環境においてコミュニケーションを円滑にするための必須ツールです。
リアルタイムでメッセージを交換できるため、迅速な情報共有や意見交換が可能になります。そのため、テレワークにおけるコミュニケーションの課題を解決してチームワークを強化するための強力なツールです。
3. テレワークでも会議をすることができるWeb会議ツール
Web会議ツールは、インターネットを通じて、離れた場所にいる人々とリアルタイムで音声・映像による会議を行うことができるサービスです。
テレワークにおいては、まるで同じ空間にいるかのように、顔を見ながらコミュニケーションを取ることができるため円滑な情報交換やチームワークの向上に不可欠なツールといえます。
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