電子帳簿保存法は何から始める？対応手順とやることリストを徹底解説

2024年1月から電子取引データの保存が義務化され、多くの事業者が電子帳簿保存法への対応を迫られています。
これから対応を始めるにあたり、「結局、なにを、何から始めればいいのか」と悩む担当者は少なくありません。

法律の要件は多岐にわたりますが、すべての事業者が最初に取り組むべきことは決まっています。
この記事では、電子帳簿保存法に対応するために何をすればよいか、具体的な手順とやるべきことのリストを分かりやすく解説します。

1. 電子帳簿保存法とは？わかりやすく解説

電子帳簿保存法とは、国税に関する帳簿や書類を電子データで保存する際のルールを定めた法律です。
この法律には「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」という3つの区分が存在します。
これから対応を検討する上で、特に重要なのが「電子取引データ保存」です。

メールで受け取った請求書など、データでやり取りした取引情報は、この区分に該当し、すべての事業者に電子データのまま保存することが義務付けられています。
本記事では、この法律の基本をわかりやすく解説します。

まず取り組むべきは「電子取引データ」の保存対応

電子帳簿保存法への対応を始めるにあたり、最優先で取り組むべきは「電子取引データ保存」に関する要件を満たすことです。
3つの区分のうち、「電子帳簿等保存」と「スキャナ保存」は任意対応であり、事業者の判断で紙での保存を継続できます。
しかし、電子取引データの保存は2024年1月から全ての事業者に対して義務化されました。

したがって、まず何をすればよいかと問われれば、この義務化された範囲への対応となります。
ここをクリアすることが、法対応の第一歩です。

電子帳簿保存法への対応は4つのステップで進めよう

電子帳簿保存法への対応は、場当たり的に進めるのではなく、計画的に手順を踏むことが重要です。
具体的には、「①現状把握」「②保存方法の決定」「③運用ルールの策定」「④運用開始と共有」という4つのステップで進めるのが効果的です。

この流れは一度きりで終わるものではなく、運用を開始した後も定期的に見直しを行うことで、より自社に適した体制を構築できます。
この一連のサイクルを意識することで、無理なく、かつ着実に法対応を進めることが可能になります。

ステップ1：自社で扱っている電子取引の書類をすべて洗い出す

電子帳簿保存法対応の第一歩は、自社がどのような電子取引を行っているかを正確に把握することです。
電子取引とは、請求書や領収書などの取引情報を電子データでやり取りすることを指します。
具体的には、メールの添付ファイルで授受する書類、ウェブサイトからダウンロードする明細書、クラウドサービスを介して送受信するデータなどが該当します。

これらの取引情報を誰が、どの部署で、どのような形で扱っているかをすべてリストアップすることから始めます。
この洗い出し作業が、後の保存方法や運用ルールを決定する上での重要な基礎情報となります。

メールの添付ファイルで受け取った請求書や領収書

企業間の取引で最も一般的なのが、PDF形式の請求書や領収書をメールの添付ファイルとして送受信するケースです。
これらはすべて電子取引に該当するため、保存義務の対象となります。

経理部門だけでなく、各営業担当者や他部署の従業員が個別に受け取っている場合も考えられるため、全社的にどのようなやり取りがあるかを確認する必要があります。
また、自社が発行する側としてメールで請求書を送付している場合も、その控えは電子取引データとして保存しなければなりません。
まずは日常的なメールの送受信内容から取引情報を洗い出す作業が求められます。

Webサイト上からダウンロードした各種明細書

オンラインショッピングサイトの購入履歴や、クレジットカードの利用明細、交通系ICカードの利用履歴、クラウドサービスの請求明細など、Webサイトのマイページからダウンロードする形式の書類も電子取引データに該当します。
これらは従業員が経費精算のために個別に取得することが多く、経理担当者がその存在をすべて把握しているとは限りません。

そのため、従業員がどのようなサービスを利用して経費を支払っているか、アンケートやヒアリングを通じて網羅的に調査することが重要です。
見落としがちな取引も多いため、丁寧な洗い出しが求められます。

クラウドサービスを通じてやり取りした取引情報

近年利用が拡大しているクラウド型の請求書発行システムや、受発注システム、EDI（電子データ交換）といったサービス上で行われる取引も、電子帳簿保存法の対象です。
これらのサービスでは、取引データがサービス提供者のサーバー内に保存されていることが多く、そのままでは自社での保存義務を果たしたことになりません。

利用しているサービスの仕様を確認し、法要件を満たす形でデータをダウンロードできるか、あるいはサービス自体が電子帳簿保存法に対応しているかを確認する必要があります。
対応していない場合は、別途データを保存する運用フローの構築が求められます。

ステップ2：データの保存方法を2つの選択肢から決める

社内の電子取引を洗い出したら、次にそれらのデータをどのように保存するかを決定します。
保存方法は、大きく分けて2つの選択肢があります。
一つは、電子帳簿保存法の保存要件を満たす機能を持つ専用のシステムを導入する方法です。

もう一つは、システムは利用せず、社内で「事務処理規程」を定めて、手動でファイル管理を行う方法です。
自社の取引件数の多さ、かけられる予算、管理に割ける人的リソースなどを総合的に考慮し、どちらの方法が適しているかを判断します。
それぞれのメリットとデメリットを理解した上で選択することが重要です。

方法①：電子帳簿保存法の要件を満たすシステムを導入する

電子帳簿保存法に対応した会計ソフトや文書管理システムを導入することは、確実かつ効率的な選択肢の一つです。
これらのシステムは、データの訂正・削除履歴の自動保存や、日付・金額・取引先での検索機能など、法律で定められた要件を標準で満たしている場合がほとんどです。
初期費用やランニングコストは発生しますが、手作業によるファイル名の変更や索引簿の作成といった手間を大幅に削減し、人為的ミスを防ぐことができます。

取引量が多い企業や、管理業務を効率化したい事業者にとっては、費用対効果の高い方法と言えます。

方法②：事務処理規程を作成し手動でファイルを管理する

コストをかけずに電子帳簿保存法に対応する方法として、事務処理規程を定めて手動でファイルを管理する選択肢があります。
この方法では、専用のシステムを導入する必要がなく、0円からでも対応を始められます。
国税庁のウェブサイトで公開されている規程のひな形を参考に、自社の運用に合わせて作成します。

ただし、この方法を選択した場合、ファイルの命名規則の遵守や、訂正・削除の記録管理などをすべて手作業で行う必要があります。
そのため、全従業員へのルール周知と、その徹底が不可欠となり、取引件数が比較的少ない小規模な事業者向けの現実的な手段です。人件費を考えるとシステムで効率化した方が費用が抑えられる可能性も十分にあります。

ステップ3：具体的な保存ルール（ファイル名の付け方など）を定める

データの保存方法（システム導入または手動管理）を決定したら、次に具体的な運用ルールを詳細に定めます。
特に手動で管理する場合、税務調査などで特定の取引データを要求された際に、迅速に提示できる状態を維持しなければなりません。
そのためには、誰が作業しても同じ結果になるような、明確で一貫性のあるルール作りが不可欠です。

主に「検索性の確保」と「真実性の確保」という2つの観点からルールを整備します。
ここで定めたルールが、今後の電子データ管理の根幹となります。

検索できるファイル名の付け方とフォルダ分けのルールを決める

検索要件を満たすために、ファイル名に規則性を持たせることが有効です。例えば、「取引年月日」「取引先名」「取引金額」といった要素をファイル名に含めるルールを設けることで、特定の取引をすぐに見つけ出せるようになります。具体的には、「20241031_株式会社サンプル_110000.pdf」のように統一することが考えられます。このような検索性の確保は、税務調査の際に「ダウンロードの求め」に応じられるようにするために重要です。

さらに、取引先ごとや月ごとにフォルダを分けるルールも定めると、より管理がしやすくなります。円滑なデータ検索のためには、こうした事前のルール作りが欠かせません。

データの改ざんを防止するための事務処理規程を準備する

電子データは紙の書類と比べて容易に修正ができてしまうため、改ざんされていないことを証明する「真実性の確保」が求められます。
システムを導入せずに手動で管理する場合、この要件を満たすために「訂正削除の防止に関する事務処理規程」を整備する必要があります。

この規程には、電子データの訂正や削除を原則禁止とし、やむを得ず行う場合の手順や申請方法、責任者などを明記します。
国税庁が提供するひな形を参考に自社の実情に合わせて作成し、社内で遵守することで、データの信頼性を担保します。
システムを導入する場合は、システム側が自動的に改ざん防止や改定記録をとってくれることが多いです。

ステップ4：決定した運用ルールを社内に共有し運用を開始する

保存方法と具体的な運用ルールが固まったら、最終ステップとして、その内容を社内の関係者全員に周知し、実際の運用を開始します。
ルールを策定しても、それが現場の従業員に浸透しなければ意味がありません。
特に、経費精算などで領収書を扱う全従業員がルールを正しく理解し、遵守できる体制を整えることが重要です。

説明会を開催したり、分かりやすいマニュアルを作成・配布したりするなど、丁寧な情報共有を心がけます。
運用開始後も、ルールが守られているか、不都合な点はないかを定期的に確認し、必要に応じて改善していく姿勢が求められます。

【任意対応】電子取引以外にもある2つの保存区分

これまで解説してきた「電子取引データ保存」は、すべての事業者に義務付けられている対応です。
一方で、電子帳簿保存法には、これ以外に事業者が任意で選択できる保存区分が2つ存在します。

3つの区分全体を理解することで、自社のペーパーレス化や業務効率化をどこまで進めるかを戦略的に判断できます。
ここでは、任意対応である「スキャナ保存」と「電子帳簿等保存」の概要について解説します。

紙で受け取った書類をスキャンして電子データで保存する「スキャナ保存」

スキャナ保存とは、取引先から紙で受け取った請求書や領収書などを、スキャナやスマートフォンで読み取り、画像データとして保存する方法です。この制度を活用することで、原本である紙の書類を破棄することが可能となり、ファイリングの手間や保管スペースを大幅に削減できるというメリットがあります。
ただし、スキャナ保存には、解像度や階調の要件を満たすことや、タイムスタンプの付与といった要件が定められています。2022年の電子帳簿保存法の改正によりこれらの要件は緩和されましたが、電子取引データの保存と同様に真実性や可視性の確保が求められます。
最近のスマートフォンのカメラの性能はあがっていますので解像度は問題ないでしょう。スキャナでもカメラでもカラーで保存することは要件にあるため注意しましょう。
小規模に始める場合は、各社員の立替での備品購入や喫茶店での会議のレシートなどから始めるといった形でもよいでしょう。
導入のハードルはやや高いですが、大量の紙書類に悩んでいる企業にとっては有効な選択肢となります。

会計ソフトなどで作成した帳簿や書類を電子データで保存する「電子帳簿等保存」

電子帳簿等保存とは、会計ソフトなどを使って自社で最初から一貫して電子的に作成した帳簿（仕訳帳、総勘定元帳など）や書類（損益計算書、貸借対照表など）を、印刷せずに電子データのまま保存することを認める制度です。
従来、これらの帳簿は紙に出力して保管するのが一般的でしたが、一定の要件を満たすことでデータでの保存が可能になります。
これにより、印刷にかかるコストや手間、膨大なファイルの保管スペースを削減できます。

法人税法では帳簿書類を原則7年間保存することが定められており、電子データで保存する場合も同様にこの期間の保存が必要です。

電子帳簿保存法の始め方に関するよくある質問

電子帳簿保存法への対応を具体的に進める段階では、様々な疑問が生じます。
特に、自社が本当に対象なのか、従来のやり方ではなぜダメなのか、対応しなかった場合どうなるのか、といった点は多くの担当者が不安に感じる部分です。

ここでは、電子帳簿保存法の始め方に関して特によく寄せられる質問をピックアップし、簡潔に回答します。

個人事業主や小規模な会社でも対応は必須ですか？

はい、必須です。
電子取引データの保存義務は、企業の規模や法人・個人事業主の別を問わず、所得税や法人税の保存義務があるすべての事業者が対象です。
メールで請求書を1通でも受け取っていれば、そのデータを要件に従って保存する必要があります。

メールで届いた請求書を印刷して保管するのは認められますか？

いいえ、認められません。
2024年1月1日以降の電子取引については、受け取った電子データを電子データのまま保存することが義務付けられました。

そのため、メールで届いた請求書を紙に印刷して保存していても、電子データを保存したことにはなりません。

もし対応できなかった場合、すぐに罰則がありますか？

直ちに罰則が科されるわけではありませんが、要件に従った保存が行われていない場合、青色申告の承認が取り消されるリスクがあります。
また、悪質な隠蔽や仮装があったと判断された場合には、重加算税が課される可能性もあるため、誠実な対応が求められます。

まとめ

電子帳簿保存法への対応は、まず自社でどのような電子取引が行われているかを洗い出すことから着手します。
その上で、システム導入か事務処理規程による手動管理か、自社に適した保存方法を選択し、ファイル命名規則などの具体的な運用ルールを定めます。
策定したルールは社内全体で共有し、運用を開始するという流れが基本です。

特に電子取引データは法人税法などで定められた期間（原則7年間）の保存が義務付けられています。
対応の準備は、遅くとも決算月の2ヶ月前である11月頃までには完了させ、翌事業年度からスムーズに新体制へ移行できる状態にしておくことが望ましいです。

電子帳簿保存に対応しているクラウドストレージibisStorage

電子帳簿保存法の要件を満たしながら、効率的に書類を管理したい場合には、クラウドストレージサービスであるibisStorage（アイビスストレージ）の活用が有効です。このサービスは、法対応に必要な検索要件や真実性の確保をサポートする機能を備えており、導入することで運用の手間を大幅に削減できます。

具体的には、取引年月日、金額、取引先といった情報をデータに付与して管理できるため、複雑な命名規則を手作業で適用する負担がありません。またPDF, Word, Excel, PowerPoint, JPEG画像などのファイルからAI-OCRで取引日、取引先名、金額などを自動認識してくれるため入力作業も効率的です。
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