リモート会議とは、インターネットを通じて遠隔地の相手と音声や映像でコミュニケーションをとる会議形式のことです。
働き方の多様化に伴い、多くの企業で導入が進んでいます。
本記事では、混同されがちなオンライン会議との違いから、具体的なメリット・デメリット、さらには初心者でも簡単に始められるアプリを使ったやり方までを網羅的に解説します。
これからリモート会議を導入する方や、より効果的に活用したい方にとって必要な情報を提供します。
目次
リモート会議とオンライン会議、Web会議の違いを解説
リモート会議、オンライン会議、Web会議はいずれもインターネットを利用した会議を指し現在ではほぼ同義で使われることが多くなっています。
厳密な比較をするとWeb会議はWebブラウザや専用アプリを利用する形式を指すことが多いのに対しオンライン会議はより広範なインターネット経由の会議全般を指す言葉です。
リモート会議は物理的に離れたリモート場所から参加するという点に焦点が当てられており特にテレワークの文脈で使われる傾向があります。
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リモート会議を導入する4つのメリット
リモート会議の導入は、企業と従業員の双方に多くのメリットをもたらします。
最大の利点は、物理的な制約がなくなることによる業務効率の向上です。
具体的には、場所を選ばずに参加できる柔軟性、移動コストの削減、画面共有による円滑な情報伝達、そして多様な働き方への対応などが挙げられます。
これらのメリットを理解し活用することで、生産性の高い働き方を実現することが可能です。
場所を選ばずに会議に参加できる
リモート会議の大きな利点は、インターネット環境があればどこからでも参加できる点です。
オフィスはもちろん、自宅やサテライトオフィス、さらには出張先や移動中の合間にカフェなどからでも会議に参加できます。
従来であれば、会議のためだけにオフィスへ出社する必要がありましたが、その必要がなくなります。
遠隔地にいる支社の社員や、海外の取引先とも気軽に打ち合わせを設定できるため、ビジネスのスピードを加速させます。
また、育児や介護などで在宅勤務を選択している従業員も、会議室にいるのと同様に議論へ参加することが可能です。
移動時間や交通費を削減できる
対面での会議では、参加者は会議室まで移動する必要があり、そのための時間と交通費が発生します。
特に、複数の拠点を持つ企業や遠方の顧客との打ち合わせが多い場合、これらのコストは決して無視できません。
リモート会議を導入すれば、こうした移動が一切不要になるため、従業員の身体的な負担を軽減すると同時に、交通費や出張費といった経費を大幅に削減できます。
削減された時間とコストを他の重要な業務に充てることで、組織全体の生産性向上に貢献します。
画面共有でスムーズな情報共有が実現する
多くのリモート会議ツールには、自分のパソコンの画面を他の参加者に見せる「画面共有機能」が搭載されています。
この機能を使えば、資料やデータ、ウェブサイトなどをリアルタイムで全員で共有しながら説明できるため、口頭だけの説明よりも格段に情報が伝わりやすくなります。
参加者は同じ画面を見ることで認識のズレを防ぎ、議論を深めることが可能です。
また、ツールによってはホワイトボード機能も備わっており、図を書き込んだり手書きで注釈を加えたりすることで、より直感的でインタラクティブな情報共有が実現します。
多様な働き方に対応しやすくなる
リモート会議は、リモートワークやフレックスタイム制度など、多様化する働き方を支える重要なインフラです。
育児や介護といった家庭の事情により、オフィスへの通勤が困難な従業員でも、自宅から会議に参加することで業務を継続しやすくなります。
これにより、優秀な人材の離職を防ぎ、多様な人材が活躍できる環境を整備することが可能となります。
従業員一人ひとりのライフワークバランスを尊重した働き方を推進することは、エンゲージメントの向上にも繋がり、企業の持続的な成長を支えます。
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知っておきたいリモート会議の3つのデメリット
リモート会議には多くのメリットがある一方で、導入にあたってはいくつかのデメリットや問題点も存在します。
ITツールに苦手意識を持つ従業員から反対の声が上がる可能性も考慮しなくてはなりません。
例えば、通信環境への依存、非言語コミュニケーションの難しさ、参加者に求められるITスキルなどが挙げられます。
これらのデメリットを事前に把握し、対策を講じることが、リモート会議を円滑に運用する上で重要です。
通信環境によって音声や映像が乱れることがある
リモート会議の品質は、参加者一人ひとりのインターネット回線の速度や安定性に大きく左右されます。
通信環境が不安定な場合、音声が途切れる、映像が静止する、あるいは接続自体が切断されるといったトラブルが発生することがあります。
重要な議論の最中にこのような問題が起きると、会議の進行が妨げられ、参加者の集中力も削がれてしまいます。
快適な会議を実現するためには、参加者全員が安定した通信環境を確保することが前提となり、場合によっては企業側でモバイルWi-Fiを貸与するなどのサポートも検討が必要です。
相手の表情や場の空気が読み取りにくい
画面越しのコミュニケーションでは、対面（リアル）の会議に比べて非言語的な情報が伝わりにくいという課題があります。
相手の細かな表情の変化や目線、身振り手振りといった視覚情報が制限されるため、発言の真意や感情を正確に読み取ることが難しくなります。
また、複数の参加者のリアクションを一度に把握することも困難で、いわゆる「場の空気」を感じ取りにくいです。
これにより、議論が白熱しにくかったり、発言のタイミングを掴みづらかったりするなど、コミュニケーションの質に影響が出ることがあります。
参加者全員に一定のITスキルが求められる
リモート会議に参加するためには、パソコンやスマートフォン、会議ツールの基本的な操作スキルが必要です。
IT機器の操作に不慣れな人にとっては、ツールのインストールや設定、マイク・カメラのオンオフといった基本的な操作でさえ、ハードルに感じることがあります。
会議の最中に操作方法が分からなくなり、議論を中断させてしまうケースも少なくありません。
導入にあたっては、全社的なITリテラシーの底上げが求められ、操作マニュアルの整備や研修の実施といったサポート体制を整えることが、スムーズな運用に不可欠です。
初心者でも簡単！リモート会議の始め方5ステップ
リモート会議の導入は、一見難しそうに思えるかもしれませんが、基本的な手順さえ押さえれば初心者でも簡単に始めることが可能です。
ここでは、会議の準備から実際の参加までの具体的なやり方を5つのステップに分けて解説します。
この手順に沿って進めることで、誰でもスムーズにリモート会議を主催し、進行できるようになります。
ステップ1：会議の目的と参加者を決める
まず、何のために会議を開くのか、その目的を明確にします。
情報共有、意思決定、ブレインストーミングなど、ゴールをはっきりさせることで、議論の方向性が定まり、生産性が向上します。
次に、その目的を達成するために必要な参加者を選定します。
不必要なメンバーの参加は、時間の浪費や議論の拡散につながるため、最小限の人数に絞ることが重要です。
あわせて、会議の時間や発言に関する基本的なルールを決めておくと、当日の進行がスムーズになります。
ステップ2：使用するツール（アプリ）を選ぶ
会議の目的や参加人数、セキュリティ要件に応じて最適なツール（アプリ）を選びます。
世の中には無料から有料まで、多種多様なリモート会議システムやサービスが存在します。
少人数での簡単な打ち合わせであれば無料のツールで十分な場合もありますが、企業で本格的に利用する際は、セキュリティ機能が充実した有料サービスを選ぶのが一般的です。
既存のビジネスチャットツールやグループウェアと連携できるシステムを選ぶと、より業務が効率化します。
いくつかの種類を比較検討し、自社のニーズに合ったサイトやツールを決定します。
有名なツールとしては、Zoom、Microsoft Teams、Google Meetなどがあります。すでにMicrosoft365やGoogle Workspaceを契約しているならTeamsやMeetを使うのが便利でしょう。
ステップ3：事前に必要な機材を準備する
リモート会議に必要なものとして、まずはインターネットに接続されたデバイスを準備します。
Windows搭載のデスクトップPCやノートPC、あるいはスマホやタブレットでも参加可能です。
多くのデバイスにはマイクが内蔵されていますが、よりクリアな音声でコミュニケーションを取るためには、ヘッドセットといった専用機器の利用が推奨されます。カメラについてはノートPCやスマホやタブレットであれば最初からついているのでよいでしょう。デスクトップPCの場合は外付けのWebカメラを用意します。
また、顔が暗く映らないように、リングライトなどの照明機材を用意するのも効果的です。専用機を導入すれば、さらに高品質な会議環境を構築できます。
またWeb会議システムの設定でフィルター機能で明るさ調整や美肌効果などもあります。
ステップ4：参加者に招待URLを送る
会議ツールで日時や参加者などの情報を設定し、会議スケジュールを作成します。
スケジュールが確定すると、参加用の招待URLが自動で発行されます。
このURLを、会議のアジェンダや関連資料とともに、メールやチャットで参加者へ送付します。
初めてそのツールを使う参加者がいる場合は、事前にマイクやカメラの接続テストを行うよう案内すると親切です。
また、部外者の侵入を防ぐためにパスワードを設定したり、待機室機能を有効にしたりするなど、セキュリティ設定も忘れずに行います。
ステップ5：会議を開始する
会議の開始時間になったら、主催者は会議室に入室し、参加者を待ちます。
参加者が揃ったら、まずはお互いの音声と映像が正常に機能しているかを確認します。
マイクがミュートになっていないか、背景に不要なものが映り込んでいないかなどをチェックし、全員が快適にコミュニケーションできる状態を整えてから本題に入ります。
開始直後に簡単な自己紹介や雑談の時間を設けることで、場の雰囲気を和らげ、発言しやすい環境を作ることも有効な手法です。
【目的別】おすすめのリモート会議ツール3選
リモート会議ツールは数多く存在し、それぞれに特徴があります。
どのツールを選べばよいか迷う場合は、利用目的や頻度、連携させたい他のサービスなどを基準に選ぶのがおすすめです。
ここでは、「無料で始めたい」「ビジネスチャットと連携したい」「手軽さを重視したい」という3つの代表的なニーズに合わせて、それぞれにおすすめのツールを紹介します。
無料で始められる多機能なツール
コストをかけずにリモート会議を始めたい場合、Google Meetが適しています。
Googleアカウントを持っていれば誰でも無料で利用でき、最大100人、最長60分までのグループ会議が可能です。
画面共有やチャット、バーチャル背景といった基本的な機能は網羅しており、日常的な打ち合わせであれば十分な性能を持っています。
Googleカレンダーとの連携がスムーズで、カレンダーの予定からワンクリックで会議に参加できる点も便利です。
有料プランにアップグレードすれば、録画機能やより長時間の会議にも対応します。
ビジネスチャットと連携できるツール
日常的にビジネスチャットを利用している組織であれば、Microsoft Teamsが有力な選択肢となります。
Teamsはチャット、ビデオ会議、ファイル共有などの機能が統合されたコラボレーションプラットフォームです。
チャットのスレッドからシームレスにビデオ会議を開始できるため、迅速なコミュニケーションが可能です。
また、WordやExcelといったMicrosoft 365アプリとの連携が強力で、会議中にドキュメントを共同編集することもできます。
チームでのプロジェクト管理や情報共有を効率化したい場合に特に強みを発揮します。
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リモート会議の質を高める！円滑に進める3つのコツ
リモート会議を効果的に運用するためには、ただツールを導入するだけでなく、対面とは異なるコミュニケーションの特性を理解し、工夫を凝らす必要があります。
会議の生産性を高め、参加者全員が納得できる成果を出すためには、会議前、会議中、会議後それぞれの段階でポイントを押さえておくことが求められます。
ここでは、リモート会議の質を向上させるための3つの具体的なコツを解説します。
【会議前】アジェンダを共有し目的を明確にする
質の高い会議を行うためには、事前の準備が最も重要です。
会議の目的、話し合うべき議題、各議題の時間配分、そして目指すべきゴールを明記したアジェンダ（議題書）を作成し、遅くとも会議の前日までには全参加者に共有します。
参加者はアジェンダに目を通すことで、会議の全体像を把握し、事前に自分の意見を整理したり、必要な情報を調べたりすることができます。
各自が準備した上で会議に臨むことで、当日の議論がスムーズに進み、時間内に結論を出しやすくなります。
各自でメモを取る準備もしておきましょう。
【会議中】発言のルールを決めておく
リモート会議では、複数の人が同時に話し始めると音声が聞き取りにくくなるため、発言に関する明確なルールを設定することが不可欠です。
例えば、「発言したい人は挙手機能を使う」「司会者が発言者を指名する」「発言者以外はマイクをミュートにする」といったルールを冒頭で共有します。
これにより、会話の衝突を防ぎ、スムーズな議事進行が可能となります。
また、海外のメンバーが参加する会議では、リアルタイム翻訳機能を備えたツールを活用すると、日本語での発言を補助でき、言語の壁を越えた円滑なコミュニケーションを促進します。
【会議後】議事録と決定事項を速やかに共有する
会議で決定した事項や、誰がいつまでに何を行うかといったネクストアクションを明確にし、参加者全員で共有することが重要です。
会議の内容を録音・録画しておくと、後から正確な情報を確認でき、議事録作成の際に役立ちます。
会議を録画したデータと合わせて、決定事項と担当者、期限を簡潔にまとめた議事録を作成し、会議終了後なるべく速やかに共有しましょう。
これにより、参加者間の認識のズレを防ぎ、決定事項の着実な実行を促すことができます。
まとめ
リモート会議は、インターネット環境を利用して遠隔地の相手と会議を行う仕組みであり、業務効率化やコスト削減、多様な働き方の実現といった多くの利点があります。
一方で、通信環境への依存やコミュニケーションの難しさといった課題も存在するため、これらの特性を理解した上での運用が求められます。
適切なツールを選定し、機材を準備した上で、アジェンダの事前共有や発言ルールの設定といった工夫を取り入れることで、対面以上の成果を生み出すことも可能です。
本記事で解説した内容を参考に、効果的なリモート会議の導入と活用を進めてください。
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