クラウドストレージとは、オンライン環境で利用できる保存領域になります。
ファイルをスムーズに共有したり社外からアクセスしたりするうえで非常に便利なため、クラウドストレージの需要は、多くの業界・企業で標準化しつつあります。
そこで今回は、クラウドストレージとは何か特徴を解説したうえで、利用するメリット・デメリットを紹介していきます。
あわせて選び方も見ていくため、クラウドストレージを新たに取り入れる際は、自社に合うサービスを見つける判断ポイントとして役立ててください。
クラウドストレージとは
クラウドストレージは、オンライン環境に用意されているデータの保存領域です。
ファイルを共有したりその場で同時編集したりするうえで役立ち、ネット環境さえあれば、どこからでもアクセスできることが大きな強みといえます。
基本的に文書や画像のファイルを作成した際は、保存場所は、従来はPCのハードディスク上や社内に構築したサーバー内が基本でした。
しかし近年はクラウドの需要が高まり、クラウドストレージ利用ユーザー数は、法人・個人ともに急増しています。
詳細は後述しますが、クラウドストレージの魅力的なポイントには、まずはとにかく、どこからでもアクセスできる利便性の高さが挙げられるでしょう。
企業が業務効率化やコスト削減を目指す際にも、クラウドストレージの利用は効果的です。
「クラウドストレージとは？導入すべき？」と迷ったときは、メリットを整理したうえで、積極的に導入を検討してみましょう。
クラウドストレージを利用するメリット
クラウドストレージには、主に以下のようなメリットがあります。
- 大事なデータのバックアップに便利
- 場所を問わずファイルを閲覧できる
- 自社でメンテナンスする必要がない
- リモートワーク推進に役立つ
- 導入が手軽
クラウドストレージを活用すれば、ビジネス環境は便利かつ柔軟なものになり、これまでかかっていたコストの削減にもつながる可能性があります。
では、具体的なメリットを整理していきましょう。
1. 大事なデータのバックアップに便利
クラウドストレージは、バックアップの際に便利に活用できるメリットがあります。
パソコンのデータをクラウドストレージへバックアップすればパソコンが壊れても安心です。
自社サーバーやハードディスクは、災害によって破損する恐れがあるため、データ破損や消失のリスクを抱えています。
しかしクラウドストレージにあるバックアップはオンライン上にあるデータのため、物理的に破損するリスクがなく、災害だけでなく社内サーバーを狙ったサイバー攻撃などにも備えられる可能性があります。
2. 場所を問わずファイルを閲覧できる
クラウドストレージとは、場所を問わずファイルを閲覧・編集できるという意味でも、業務では大きく役立つものです。
クラウドストレージに保管しているファイルは、ネットに接続できる環境さえあれば、遠く離れた場所にいても閲覧や編集が可能になります。複数拠点での情報共有も便利です。
そのためクラウドストレージを導入すれば、必要に応じて出先からでもファイルの確認・共有がスムーズにできるようになり、業務効率を高めるきっかけになるでしょう。
逐一会社に戻って確認…というプロセスが不要になるため、新しい働き方を取り入れたり、新しいビジネスモデルを発想したりすることにもつながるかもしれません。
3. 自社でメンテナンスする必要がない
クラウドストレージには、メンテナンスの手間を省けるという意味でもメリットがあります。
クラウドストレージは、サービスの販売・提供会社であるベンダーがメンテナンス・保守を行っているためです。
一方で社内のサーバーは、自社で構築したものであるため、社内エンジニアや外注依頼したメンテナンススタッフに保守点検を頼む必要があります。
そのため保守点検コストや手間を抑えたいときにも、クラウドストレージの利用は効果的といえます。
4. リモートワーク推進に役立つ
クラウドストレージは、リモートワークの推進にも役立つでしょう。
社外にいてもファイルにアクセスできるため、リモート環境で業務を進める際は、クラウドストレージの利用は欠かせません。
コロナ禍を機に広まったリモートワーク（テレワーク）は、新しい働き方の一つとして、現代では定着が見られています。
しかしそうはいっても、まだまだリモートワークには対応しておらず、「そろそろリモートに対応すべきか」と考えている企業は少なくないでしょう。
そんなとき重要なのがファイル共有に便利なクラウドストレージで、クラウドストレージがあれば、リモートワークでも社内にいるときとほぼ同じような状況で業務を進められます。
5. 導入が手軽
クラウドストレージには、導入が手軽で早いというメリットもあります。
クラウドストレージで利用するのはオンライン上の保存領域のため、自社にサーバーやシステムを個別で構築する必要はありません。
そのため初期費用もほとんどかからず、契約すれば即日で利用を始められるケースも多いです。
自社で用意すべきなのはネット環境のみで、気軽に始められるため、お試し的に利用をスタートさせるのもありでしょう。
クラウドストレージを利用するデメリット
クラウドストレージには便利で業務に役立つポイントがさまざまありますが、利用する際はデメリットもチェックしておきましょう。
具体的なデメリットは、以下の4つです。
- 情報漏洩・流出のリスクが伴う
- サーバーダウン・障害が起こる可能性がある
- 自社に合う形態にカスタマイズできない
- ランニングコストがかかる
デメリットについては、クラウドというものの性質をよく理解しながら把握することが重要です。
導入するうえでどのようなデメリットがあるのか、詳細を見ていきましょう。
1. 情報漏洩・流出のリスクが伴う
クラウドストレージには、情報漏洩・流出のリスクがあるため、セキュリティ水準の高い利用が求められます。
一定の情報漏洩・流出のリスクが伴うのは、ネットに接続した環境でデータを保管するという性質上、不正アクセスやデータ改ざんなどのサイバー攻撃を受ける可能性は否定できないためです。
さらに企業が活用するクラウドストレージは、多くのメンバーで利用するからこそ、誰かが故意・過失問わず情報を外に漏らしてしまうことも考えられます。
クラウドストレージでは、暗号化通信がされているか？IDとパスワードが漏洩しても侵入されない端末認証などの二要素認証があるか、接続元IP制限があるか、細かい権限管理機能があるが、監査ログなどの不正や事故の対応ができる機能があるかなどを調べましょう。
クラウドストレージには便利なポイントが多いですが、このようにセキュリティ上の課題もあるため、運用する際はさまざまなセキュリティ機能を活用することが望ましいです。
2. サーバーダウン・障害が起こる可能性がある
クラウドストレージには、サーバーダウンやシステム障害によって業務に支障が出るデメリットもあります。
サーバーダウン・システム障害が長く続けば、保管していたファイルは閲覧不可となります。
クラウドストレージはサービスプロバイダにメンテナンスを任せているため、状況によっては、このように自分たちではどうしようもできない状態に陥る場合があるということです。
とはいえクラウドストレージのみに限らず、システムを活用すればサーバーダウンや障害が起こる可能性はゼロではありません。一般には社内での運用やオンプレミスシステムを外注で運用している場合よりは事故が少なく、復旧が早いことが多いです。
3. 自社に合う形態にカスタマイズできない
クラウドストレージは、カスタマイズ性の面において、やや物足りなさを感じる場合があるため注意が必要です。
クラウドストレージはサービスプロバイダの提供するプランをベースとして利用していくため、自社に合う形態へのカスタマイズには対応できない傾向にあります。
そのあたりはクラウドストレージの導入時に相談をしておくとよいでしょう。
4. ランニングコストがかかる
クラウドストレージを導入する際は、ランニングコストがかかるデメリットに注意しましょう。
クラウドストレージは初期費用はほとんどかからず、気軽に導入できることがメリットですが、その分毎月または年間などのペースで利用料を支払っていくことが特徴です。
一方でオンプレミス環境の自社サーバーなどは、構築費用として莫大な初期費用がかかりますが、目にみえるランニングコストは低い場合があります。しかしオンプレミスの場合は、自社サーバーのOSのバージョンアップ、セキュリティパッチの更新、大切なデータのバックアップ、ログファイルのバックアップ、障害が起きたときに素早く対応できるような運用マニュアルの作成、障害が起きたときの対応、ストレージ不足になったときのハードディスクの増設やデータ移動など、ランニングの人件費がかかります。
目に見えるコストだけでなく、ランニングの人権費も比べながら自社にあった方法を選択しましょう。
クラウドストレージの選び方のポイント
クラウドストレージサービスは、現状多くの会社から提供されているため、自社に合ったものを選ぶ際は選び方のポイントを意識しましょう。
具体的な選び方は、以下の4つです。
- 容量は足りているか
- セキュリティ水準は高いか
- 利用しやすい料金か
- サポートは充実しているか
このようなポイントを事前に把握しておけば、自社にマッチするクラウドストレージが見つかるでしょう。
それぞれ具体的にどのような点を意識すべきか、詳細を解説していきます。
1. 容量は足りているか
クラウドストレージを選ぶときは、容量が足りているかまずチェックしましょう。
容量はプランによって異なりますが、小規模なものは10GB前後で、より大規模なものにはそもそも容量の制限がありません。
容量の選び方で重要なのは、何をどのくらい保存するかというポイントです。
たとえば動画ファイルをたくさん保存する場合は、ファイルの種類的に容量を圧迫しやすいため、できるだけ大容量～無制限のクラウドストレージを選ぶことが望ましいです。
2. セキュリティ水準は高いか
クラウドストレージを選ぶ際は、セキュリティ水準に着目することも必要です。
セキュリティ水準の高いクラウドストレージであれば、重大なデータを多く保存したとしても、簡単に情報漏洩などのリスクにはつながりません。
実際にクラウドストレージを取り入れるにあたって安全性が心配なときは、とにかくセキュリティの機能性重視で選びたい人も多いでしょう。
セキュリティ水準の高いクラウドストレージには、豊富にセキュリティ機能が含まれているため、選ぶ際は具体的にどのような機能があるのか入念にチェックしましょう。
3. 利用しやすい料金か
クラウドストレージを選ぶときは、料金も重要です。
クラウドストレージの利用料はプランごとに異なり、法人の場合は、利用人数によって料金が変わっていくシステムになります。
料金は会社ごとに異なる設定のため、より利用しやすい料金のクラウドストレージを選ぶなら、他社比較が重要です。
4. サポートは充実しているか
クラウドストレージを選ぶ際は、サポートの充実度を確認することも忘れないでおきましょう。
サポートの充実しているクラウドストレージは、いざというときにサポートに相談できるため、特にクラウドストレージの利用になじみがない企業は有効活用できるでしょう。
手厚くサポートしてもらったうえでクラウドストレージを賢く活用したいときは、受けられるサポートの内容についても調べておきましょう。
まとめ
クラウドストレージとは、オンライン上にある保存領域のことで、ファイル共有やオンライン環境での編集に効果的です。
どこからでも保存したファイルにアクセスできるため、仕事で活用すれば、業務効率化やリモートワーク推進につながることは間違いないでしょう。
個人的な利用でも、撮影した写真などを素早くバックアップしておける機能などは利用しやすいポイントです。
クラウドストレージのメリット・デメリットに目を向けたうえで、効果的な使い方ができるように、導入時は選び方のポイントも整理しておきましょう。
