さまざまな書類や取引の電子化が実施されている昨今は、電子帳簿保存法が多くのビジネスマンの関心を集めています。
ビジネスシーンでよく目にする書類といえば、一つに領収書が挙げられますが、領収書も電子帳簿保存法では電子化が認められています。
そのため、電子帳簿保存法ではどのように領収書を電子化・電子保存すれば良いのか、困っている人は多いでしょう。
そこで今回は、電子帳簿保存法における領収書の保存方法や要件、保存時の注意点などを紹介していきます。
電子帳簿保存法について正しく理解を深めたうえで、領収書の電子化を始め、さまざまな業務効率化を実現していきましょう。
目次
電子帳簿保存法の概要を解説
電子帳簿保存法は、ビジネスで利用する特定の書類を電子保存する際のルールを定めている法律になります。
特定の書類とは国税や取引に関係する書類のことで、主に以下が挙げられます。
- 仕訳帳
- 総勘定元帳
- 売掛帳
- 買掛帳
- 貸借対照表
- 損益計算書
- 請求書
- 見積書
- 納品書
- 領収書 など
上記は国税や取引に関する書類で、これらはすべて、電子帳簿保存法によって電子保存することが許可されています。
なお、電子保存とは、データにしてPCやクラウドストレージなどに保存することを指します。
また、電子保存の際は単純にデータ化すれば良いわけではなく、細かく定められた保存要件を守る必要があります。
保存要件を無視して保存してしまうと、データの改変などのトラブルが起こりえるため、国税・取引においてさまざまな問題が生じるでしょう。
そのため電子帳簿保存法に則って各種書類を電子化・電子保存する際は、あらかじめ保存要件を細かく確認することが重要です。
領収書の概要を整理しておこう
電子帳簿保存法に則って領収書の電子保存を検討する際は、領収書の概要を明確にしておく必要があります。
領収書とは、ビジネスにおいて金銭の取引を行った際に、確かに取引を行ったことを示す書類です。
商品を購入したりサービスを受けたりした際は、顧客側はその対価として金銭を支払います。
その際に確かに金銭を受領したことを証明するために、商品・サービスの提供元から発行されるものが領収書です。
金銭のやり取りをするときは、領収書が発行されることで、金額の間違いや二重払いなどのトラブルを防ぐことができます。
領収書があれば客観的に支払いの事実、金額、支払い日などを証明できるため、トラブルは防ぎやすくなるでしょう。
レシートとの違い
ここでチェックしたいのは、間違えやすい別の書類との違いです。
まずレシートは、金銭のやり取りをした際に商品・サービスの提供元から発行される書類で、領収書と同じように確かにお金を受け取ったことを記載しています。
そのためレシートも領収書と同じ目的で発行されていることがわかります。
では何が違うのかというと、厳密には記載項目が異なります。
領収書にはレシートに記載される項目にプラスして、支払った人の名前や支払いの目的などが記載されるため、領収書はレシートをより具体的にしたものという解釈になるでしょう。ただし手書きの領収書はレシートのように明細行がないことが多く、どちらか選べるときはレシートにするという形で運用している会社も多くあります。
なお、税務処理では、金銭のやり取りを証明する書類はレシートでも問題ないとされています。
電子帳簿保存法でも、領収書と同様の要件・考え方で、レシートは電子保存が可能です。
領収書の保存方法とは？電子帳簿保存法ではどうなるか
領収書の保存方法には、主に以下の3つのパターンがあります。
- 紙で保存する
- 電子帳簿保存法に則りスキャナ保存する
- 電子帳簿保存法に則り電子データ保存する
それぞれどのような保存方法になるのか、電子帳簿保存法の保存要件もあわせてチェックしていきましょう。
1. 紙で保存する
紙で受け取った領収書は、そのまま紙の状態で保存する方法がまず挙げられます。
会計処理を済ませたうえで、付箋やファイルを用いて保存し、指定の棚などに入れて保管していきます。
紙の領収書の場合はこのように紙のまま保存が可能で、余計なデータ化処理、システム操作などが不要なのが大きなメリットです。
普段からほとんどITシステムやPCを使用しない会社は、必要に迫られていない以上は、無理に電子保存に移行する必要はないでしょう。
IT活用がさかんな現代ではさまざまなものが電子化の一途をたどっているため、将来的なことを考慮すれば電子帳簿保存法に関する知識はつけておいたほうが良いといえますが、現状紙のままで不便がなければ紙保存で問題ないといえます。
ただし、後述しますが、メールやネットショップ内などで受け取った領収書が一部ある場合は、紙での保存は認められないためくれぐれも注意が必要です。
2. 電子帳簿保存法に則りスキャナ保存する
電子帳簿保存法では、紙で受け取った領収書は、スキャナ保存の方法で電子化が可能になります。
そのため、紙で受け取った領収書の保存方法は、以下のように2パターンに分かれるといえるでしょう。
- 紙のまま保存
- スキャナ保存
スキャナ保存の場合、指定解像度で取り込めるスキャナまたはカメラで領収書を画像データ化し、PCやクラウドストレージなどに入れて保存するかたちになります。
スキャナ保存ではデータにした状態で領収書を保存できるため、紙代やファイル代などが削減され、さらにいうと保存場所を取らないことがメリットになるでしょう。
ただし、電子帳簿保存法に則って領収書を電子保存する場合は、以下の保存要件を満たさなければなりません。
- 入力期間の制限
- タイムスタンプ付与
- 200dpi以上の解像度でのスキャン
- カラー画像でのスキャン
- バージョン管理
- 帳簿との相互関連性がわかる状態
- システム概要書の備え付け
- 見読可能装置等の備え付け
- 検索性の確保
- 速やかに出力できる
上記の保存要件が守られていないと、電子帳簿保存法に則った電子保存の方法とはいえず、違反に該当してしまう場合があります。
電子帳簿保存法に則って紙の領収書を電子保存したいときは、上の保存要件をチェックしたうえで電子化を検討しましょう。
3. 電子帳簿保存法に則り電子データ保存する
領収書は、電子帳簿保存法では電子データ保存という方法での電子保存も認められています。
電子データ保存とは、電子取引で受け取った領収書に適用される保存方法です。
電子取引とは、紙ではなくメールやWeb、クラウドサービス内などで行われる取引のことです。
そのためたとえば、メール添付で受け取った領収書・ネットショップ上で発行された領収書などは電子取引の領収書に該当します。
紙ではなく電子空間上で受け取っているため、これらはすべて電子データのまま保存する必要があるのが特徴です。
電子データを印刷し、紙の状態にして保存する方法は現在認められていないため、十分に注意が必要です。
電子帳簿保存法では、領収書の電子データ保存における保存要件は以下のようになります。
- 改ざん防止措置
- 検索性の確保
- 見読可能装置の備え付け
改ざん防止措置としてはタイムスタンプまたは、修正削除履歴機能付きのクラウドストレージがあります。
電子取引の領収書は、上記の要件を押さえたうえで電子データのまま保存し、プリントアウトした状態での保存はしないように気をつけてください。
紙の領収書を電子保存した際の原本について
電子帳簿保存法では、紙の領収書は要件を守ることによってスキャナ保存ができるようになりますが、スキャナ保存を行った際は原本の扱いが気になるでしょう。
スキャナ保存の場合、基本的に問題なく保存作業が済んでいる状態であれば、原本は破棄が可能になります。
以前の電子帳簿保存法は現在よりもさらに要件が複雑で厳しかったため、スキャナ保存の際は、原本も所定のやり方で保存が必要でした。
しかし改正電子帳簿保存法では、スキャナ保存後の原本破棄が認められたため、原本保管は不要になった次第です。
情報保護の観点からも、スキャナ保存を行ったあとは不必要に原本を取っておくことはせず、シュレッダーにかけて破棄しておきましょう。
領収書の保存期間とは？
領収書を保存する際、保存期間は、法人と個人事業主で年数が分かれることが特徴です。
そのためここからは、以下の項目に分けて保存期間を解説していきます。
- 法人
- 個人事業主
それぞれ何年保存する必要があるのかチェックし、誤りのないように注意しましょう。
法人は原則的に7年だが例外あり
法人は、領収書は7年間の保存が義務となっています。
電子保存した場合も同様で、原則的に7年間は、改変などせず同じ状態で保管しておく必要があります。
ただし法人の場合、欠損金の繰越控除の対象になるときは期間が延び、原則10年の保管が必要になるため注意が必要です。
保存期間について理解を深める際は、原則7年の数字で覚え、例外に該当しないかチェックしたうえで正しい保存期間をつかんでおきましょう。
個人事業主は原則的に5年または7年
個人事業主は、青色申告か白色申告かで、保存期間の年数が変わる仕組みです。
まず青色申告の場合、領収書は現金預金取引などの関係書類に当てはまるため、7年間の保存が必要です（ただし前々年の所得が300万円以下の場合は、5年の扱い）。
一方で白色申告の場合は、領収書は5年保存となります。
白色申告の人は、7年保存するものは法定帳簿のみで、ほかの書類は原則的に5年保存です。
個人事業主は、5年なのか7年なのか間違いのないように領収書を保管しましょう。
電子帳簿保存法における領収書の保存方法についての注意点
電子帳簿保存法では領収書のスキャナ保存や電子データ保存が可能となっていますが、実際に電子保存する際は、さまざまなポイントに注意する必要があります。
特に以下の点にはくれぐれも注意しましょう。
- クラウドサービスを利用する場合はセキュリティリスクに注意
- 業務上の変更点に気を付ける
では、それぞれどのような点をチェックしておくべきか、詳細を見ていきましょう。
1. クラウドサービスを利用する場合はセキュリティリスクに注意
電子帳簿保存法では、電子保存した各種書類を保存する場所・領域については、特に決まりがありません。
保存要件を満たせる場所であれば問題はないため、領収書のように多くの書類を保存する必要があるときは、クラウドサービスの活用がおすすめです。
ただし、クラウドサービスを利用する場合は、セキュリティリスクにくれぐれも注意しましょう。
クラウドサービスはネットに接続した状態でデータを共有したり管理したりするため、不正アクセスなどのセキュリティリスクが高まりやすいことが課題です。
そのためクラウドサービスを活用して領収書などの書類を電子保存するときは、暗号化などのセキュリティ機能を積極的に活用したいところです。またIDとパスワードの漏洩による侵入を防ぐには、端末認証など多要素認証があると安全です。
万が一サイバー攻撃の標的になり、情報が流出するようなことがあれば、企業は大きな損失を被ることになります。
クラウドサービスならではのリスク・デメリットを理解したうえで、セキュリティ意識を高め、安全に領収書を保管しましょう。
2. 業務上の変更点に気を付ける
電子帳簿保存法で領収書を電子保存する場合は、これまで紙のまま保存していた領収書が電子化されるため、業務上の変更点がさまざま生まれることになります。
業務の流れや使うシステムなども大幅に変更になる可能性があるため、変更に伴う混乱にはあらかじめ注意しましょう。
これまでほとんどITシステムを活用してこなかった企業は、現場が非常に混乱してしまい、生産性が落ちてしまうケースも考えられます。
そのため電子帳簿保存法に則って領収書を電子化する場合は、運用手順書を書いて社内に告知し、導入後は作業者が慣れるまで、権限のある人が運用をチェックし正しく運用されていることを見届けることが重要です。
領収書の電子化は、基本的にシステムを取り入れたうえで進めていく必要があるため、システム導入時はこのような混乱が起きやすいことを理解することが大切です。
そのうえで、混乱を最小限にとどめられる対策を考えていきましょう。
まとめ
電子帳簿保存法では、領収書は取引関係の書類として、スキャナ保存や電子データ保存ができます。
紙でもらった領収書はスキャナ保存、電子取引で受領した領収書は電子データ保存のやり方で、保存するかたちになります。
ただし、いずれも保存要件が決められているため、要件を守って電子保存を行うことが重要です。
