電子帳簿保存法に対応し、納品書の電子保存を検討する際は、保存方法や守るべき要件が気になるところです。
具体的な知識がなければ、誤った方法で納品書を電子化してしまう可能性があるため、事前の要件把握は重要といえるでしょう。
そこで今回は、電子帳簿保存法に則って納品書を電子化する際の保存方法を紹介していきます。あわせて電子化のメリット・注意点なども整理していくため、納品書の電子保存を考える際はぜひ参考にしてください。
目次
電子帳簿保存法とは？納品書も電子保存できる？
はじめに、納品書の電子化を検討するにあたって、電子帳簿保存法とは何か概要を整理しておきましょう。
電子帳簿保存法は、国税や取引に関係する書類を電子化して保存することを認めた法律です。
ほかには電子保存にあたってのあらゆる要件が定められており、安全かつ効率的に書類を保管できるように、1998年の施行以降複数回の法改正がなされてきました。
電子帳簿保存法に即して電子化できる書類は、主に以下が挙げられます。
- 仕訳表
- 総勘定元帳
- 現金出納帳
- 貸借対照表
- 損益計算書
- 請求書
- 納品書
- 注文書
- 見積書
- 領収書 など
上記のとおり、納品書も電子帳簿保存法における電子保存は認められています。
具体的な保存方法については後述しますが、納品書を電子化する場合は紙で作成されたものをスキャナ保存するか、電子で作成されたものをそのまま電子データで保存するかのいずれかになります。
なお、納品書に関しては取引先から受領した納品書と、取引先などへ送付した納品書の控えの両方が対象です。
納品書などの取引関係書類を電子化すれば、書類の管理コストが大幅に削減されて作業効率アップが望めるため、電子化は積極的に検討しましょう。
2022年の法改正による納品書保存への影響について
電子帳簿保存法は2022年に法改正が実施され、さまざまな要件の見直しが行われました。
簡単にいうと、法改正では一部の要件が緩和されたため、納品書を含む取引関係書類は電子化のハードルが低くなりました。
主な緩和の内容は以下のとおりです。
- 税務署から電子化の事前承認を受ける必要がなくなった
- タイムスタンプ付与が3営業日以内から最長2か月以内に変更になった
- 訂正削除履歴が確認できるときや訂正削除が不可能なシステムを利用しているときはタイムスタンプ不要
- 検索性確保の際は年月日・金額・取引先の3項目のみで対応可能
法改正以降、必要な業務負担が軽減されたことで、納品書の電子化は比較的取り組みやすくなったといえます。
ただし、電子取引における電子データ保存は義務となったため、メールや電子契約のデータを紙ベースで保存することは認められなくなりました。
そのためメールなどで受け取った納品書は、紙保存はできず、必ず電子データのまま保存する必要があるため注意しましょう。
電子帳簿保存法に対応した納品書の保存方法・要件
では、実際に、電子帳簿保存法に対応した納品書の保存方法をチェックしていきましょう。
保存方法や守るべき要件などを細かく解説していくため、納品書の電子保存を検討する際はしっかり確認するようにしてください。
保存方法の選択肢は2つ
電子帳簿保存法に則って納品書、または納品書控えを電子保存したいときは、保存方法は以下2つの選択肢があります。
- スキャナ保存
- 電子取引をそのままデータ保存
ただし上記の保存方法は自由に選べるわけではなく、受け取ったor作成した納品書の保存形式によって、適切な保存方法が決まります。
では、それぞれの保存方法と保存要件を整理していきましょう。
1. スキャナ保存
電子帳簿保存法では、紙で保存されている納品書については、スキャナ保存が認められています。
なお、スキャナ保存という保存分類の名前にはなっていますが、実際のところは写真撮影での保存も可能です。
スキャナ保存で紙の納品書を電子化する場合、守るべき要件は以下が挙げられます。
- 入力期間の制限
- タイムスタンプ付与
- 指定解像度
- カラー画像
- バージョンの管理
- 帳簿との相互関連性がわかる状態
- 速やかな出力が可能
- システム概要書の備え付け
- 見読可能装置等の備え付け
- 検索性の確保
見読可能装置とは、保存した書類を見たり読んだりしてすぐに確認できる装置を指しています。
具体的にはPCのディスプレイ、プリンターなどが当てはまります。
紙で納品書のやり取りをしている場合、電子化を検討するときは、上記の要件を満たすことを忘れないようにしましょう。
2. 電子取引をそのままデータ保存
電子帳簿保存法では、電子取引で受け取ったor発行した納品書データは、そのまま電子データの状態で保存するように定められています。
具体例としては、以下が挙げられます。
- 納品書作成システム・サービスなどで作成・電子送付した納品書
- WordやExcelなどで作成し、電子送付した納品書
- 納品内容を記載し、納品書として送付したメール
- メールやその他システムを通じて、取引先から受領した納品書
重要なのは紙ベースではなく、デジタルでやり取りした納品書かという点です。
上記のようなケースに該当する納品書は、以下の要件を満たすかたちで、電子データのまま保存することが義務付けられています。
- 改ざん防止の措置
- 見読可能装置等の備え付け
- 検索性確保
スキャナ保存と比べると電子取引データの保存においては、要件が少ないことが特徴です。
なお、冒頭でも触れたとおり電子取引で受領・発行した納品書は、紙の状態で保存することは現在認められていません。
プリントアウト→保存の手順で保存してしまうと、電子帳簿保存法違反となる恐れがあるため十分に注意しましょう。
手作業での保存は非効率的なためシステムの導入がおすすめ
電子帳簿保存法に対応し、納品書を電子保存する際は、手作業で1件ずつ電子化を実行することは、非効率的ゆえにあまり現実的とはいえません。
したがって効率的に納品書の電子化を実行するなら、システムの導入が不可欠となります。
電子帳簿保存法対応の電子化システムを取り入れよう
納品書などの国税・取引関係書類を電子化する際は、電子帳簿保存法対応の電子化システム・サービスを自社に取り入れましょう。
電子帳簿保存法に対応したシステムであれば、要件を満たすかたちで、効率的かつ正確に納品書の電子保存が可能になります。
スキャナ保存する際も、「この形式でのスキャンで合っているかな？」などと逐一迷う心配がないため、電子保存の効率化が実現します。
なお、書類の電子化システム・サービスはさまざまあるため、選ぶ際は必ず最新の電子帳簿保存法に対応しているか・電子帳簿保存法に則ったサポートが受けられるかどうかを重視しましょう。
AI-OCR機能のあるシステムもおすすめ
AI-OCRシステムは、大量の文書や画像を自動的に処理し、テキストに変換するため、作業の自動化と効率化に貢献します。
手作業で納品書の情報を入力する手間が省けるため、時間と労力を節約し、作業の生産性を向上させることができます。
電子帳簿保存法に則って納品書を電子化するメリット
電子保存の必要性について迷ったときは、具体的にどのようなメリットが望めるかを整理したいところです。
主なメリットは、以下の4つが挙げられます。
- 紙保存の際にかかっていたあらゆるコストを削減できる
- 業務効率化が実現する
- 紛失や破損を防げるためBCP対策にも有効
- ペーパーレス化により会社のイメージアップにつながる
では、それぞれの重要なポイントを解説していきます。
1. 紙保存の際にかかっていたあらゆるコストを削減できる
電子帳簿保存法に則って納品書電子化を実行すれば、さまざまなコストを削減できます。
紙ではあとから領収書を探す手間（人件費）、社内で情報を共有する手間（人件費）、紙保存の際に必要だった紙、印刷インク、封筒、ファイルなどが不要になるためです。また、電子ファイルの領収書であれば印紙代もかかりません。
納品書だけでなく請求書や見積書などもあわせて電子化すれば、紙保存におけるコストは大幅にカットできるでしょう。
経費削減につながり、その分事業や従業員に還元できる可能性があります。
2. 業務効率化が実現する
納品書の電子保存では、業務効率化のメリットが見込めます。
原則として電子化にはシステム・サービスの導入が必要なため、電子化が可能なシステムを導入すれば、取引に関するあらゆる業務を効率化できるでしょう。
たとえば電子保存には検索性の確保が必要なため、電子化した納品書は、探すのが非常にスムーズになります。
管理の手間が減るため、書類管理に関する業務の課題解決にもつながるでしょう。
3. 紛失や破損を防げるためBCP対策にも有効
納品書を電子化すれば、紛失や破損、劣化を防ぐ対策にもなります。
電子保存は、紙をなくしたり破れたりするトラブルとは無縁だからです。
そのため過去に作成した納品書も、見やすい状態のまま保存ができ、昔の書類を確認したいときも不便がありません。
紛失や破損をなくせるのは、BCP対策としても有効といえるでしょう。
BCP対策とは、自然災害などで被災した際に事業の継続性を守るためのさまざまな対策のことを指します。
納品書を電子保存しておけば、たとえば津波や洪水などで紙の納品書がなくなってしまう、水濡れして内容がわからなくなってしまうなどのトラブルもありません。
4. ペーパーレス化により会社のイメージアップにつながる
納品書の電子化は、ペーパーレス化によるイメージアップにつながる可能性にも期待できます。
ペーパーレス化は、資源の無駄遣いを避ける環境保全の意味でも推奨されています。
そのため「環境に配慮しペーパーレス化を推進しています」とPRすれば、取引先や消費者にポジティブなイメージを与えられるでしょう。
環境保全について考える、良いきっかけにもなるはずです。
納品書を電子保存するときの注意点
納品書の電子保存においては、いくつかの注意点もあります。
安全かつ適切に電子化を進めるためにも、納品書の電子保存における注意点は前もってチェックしておきましょう。
主な注意点は、以下の3つです。
- 電子帳簿保存法への理解が必須
- 業務フローの変更が必要
- 情報漏洩リスクが伴う
では、重要なポイントをそれぞれ解説していきます。
1. 電子帳簿保存法への理解が必須
納品書は電子帳簿保存法の保存分類・保存要件に則って電子化する必要があるため、電子帳簿保存法への理解は必須となります。
法律の内容をすべて覚える必要はありませんが、最低限、適切な保存方法のポイントは理解しておきたいところです。
また、「電子帳簿保存法に対応したいがどうすれば良いかわからない」と困っているときは、電子帳簿保存サービスの担当者などによく相談することが大事です。
2. 業務フローの変更が必要
納品書を電子帳簿保存法に対応して電子化する際は、多かれ少なかれ業務フローの変更・見直しが必要です。
そのため見直した直後の時期は、現場の混乱を招く恐れはゼロではありません。
システムを導入することで大幅にフローが変わるときは、混乱を最小限に抑えられるように、事前の周知や研修などが大切です。また導入後も権限のある人が正しく利用されているかをチェックし、作業担当者が慣れるのを見届けることが重要です。
3. 情報漏洩リスクが伴う
納品書電子化には、一定の情報漏洩リスクが伴います。
システムですべてを管理する場合、たとえば外部からの不正アクセスや内部での情報持ち出しなどが起きたときは、重大な情報事故となってしまいます。
納品書の電子保存に限らずいえることですが、IT活用における漏洩リスクはつきものです。
そのため電子保存する際は、情報漏洩に備えたセキュリティ対策を厳重にする必要があります。
システムを導入する際も、セキュリティ水準の高いものを選ぶことが大切です。例えば、暗号化通信や、ゼロトラストセキュリティ対応サービス、二要素認証、細かなアクセス権限の制御、監査ログ機能などがついているか確認しましょう。
まとめ
電子帳簿保存法に対応して納品書を電子保存する際は、具体的な保存方法や要件、その他注意点に目を向けておく必要があります。
しかし納品書電子化には多くのメリットがあるため、業務効率化かコスト削減を考えるなら、積極的に検討したいところです。
その際は、あわせて電子帳簿保存法に対応できる電子化システム・サービスの導入も考える必要があります。
納品書の電子保存に関する知識を充実させたうえで、電子化を検討しましょう。
