無料ファイル共有サービス比較！容量や機能、ビジネス使用での安全性など解説

大勢でデータ共有ができるファイル共有サービス（オンラインストレージ、クラウドストレージ）は、作業短縮化・効率化などビジネスにおいて多大なメリットをもたらすツールです。

ただしファイル共有サービスはサービスの種類によってそれぞれ特徴が異なるため、どれを選んでいいのか迷っているという方もいると思います。

今回は、ファイル共有サービスの選び方のポイント・おすすめサービス・選ぶ際の注意点などについて、詳しく解説していきましょう。

また、共有ファイル管理にお悩みの方は、安心・安全なクラウドシステムだけでなく、電子帳簿保存法にも対応可能なクラウドストレージの利用をおすすめします。

ファイル共有サービスとは？

ファイル共有サービスとは、インターネット上でファイルなど各種データを保存できるサービスです。クラウドストレージ・オンラインストレージという名称でも呼ばれています。

普通に管理するには手間取る数多くのデータを簡単に保存でき、さらに複数人での利用も可能なため、膨大なデータを共有することも可能です。

法人の業務シーンにおいて利便性があるため、各方面で愛用されています。

また、共有範囲も設定できるため、大事なデータは限られた人でしか閲覧・編集できないといった設定も可能です。

ファイル共有サービスの選び方

自社に適したファイル共有サービスを選ぶ際、以下のポイントに注目する必要があります。

1. 費用が無料か有料か
2. 容量はどれくらいか
3. データ保存期間の長さ
4. 利便性
5. サポートの充実度
6. セキュリティ強度

次よりそれぞれのポイントについて説明しましょう。

1. 費用が無料か有料か

ファイル共有サービス選びで注目するポイントは、無料・有料の点です。

無料であれば費用がかからないため金銭面で負担がかかりませんが、容量・機能に制限があります。特に無料では法人用としてはお試し利用程度の容量しかないことが多いです。それに対して有料であれば、容量・機能面の充実ともに無料を上回りますが、その分コストがかかるのが特徴です。

コスト削減を重要視するか、費用がかかってもいいから機能の充実を第一に考えるか、よく考えて比較をしましょう。

2. 容量はどれくらいか

容量の範囲をチェックすることも重要です。

扱うファイルなどが多い場合、容量が少ないと対応できません。かといって最初からTB単位のサービスを選んでも、それほど扱うデータが多くなかった場合はせっかくの大容量でも意味がありません。

また、当初は扱うデータ容量が少なくても、今後増えていくパターンもあります。業務の拡大を想定して、容量アップのプランが選べるサービスを選ぶことも大事です。

3. データ保存期間の長さ

無料ファイル共有サービスのなかには、保存期間が決まっているタイプもあります。

保存期間が過ぎてしまったために、いつの間にか大事なデータが消えていたという失敗も少なくありません。一定期間ログインしていないと削除される無料サービスもよくあります。

ただし、長期的な利用でなく一時的に保存すればいいという場合は、保存期間が短くても問題ありません。

容量の大きさなどに気を取られないで、データ保存期間の有無についてもしっかりと確認しておきましょう。

4. 利便性

使いやすさに関して確認しておくのも、ファイル共有サービス選びでは重要な点です。大勢で使う場合に操作方法が複雑だと誰かが必ずミスをするでしょう。

かといって簡単な操作方法だとセキュリティの面が甘いというパターンもあります。有料サービスであっても無料トライアルが可能なタイプもあるため、どのサービスの利便性が良いかしっかりと確認しておきましょう。

5. サポートの充実度

サービスを提供している運営会社のサポート体制が充実しているかどうかも、サービス選びでは大事な点です。

何か不明な点があった場合、不具合が生じて利用不可能になった場合、サポート体制が充実していないとサービスが使えなくなり業務に支障をきたします。

サポート窓口の対応時間・サポートの口コミなどをチェックして、迅速かつ丁寧なサポートをしてくれる会社を選びましょう。

6. セキュリティ強度

情報漏洩・不正アクセスによる障害などの対応を第一に考えている場合、サービスのセキュリティ強度がどうなっているのか、比較して確認することが大事です。また自身が扱うデータにふさわしいセキュリティが備わっているかの確認もしましょう。

データ保存のセキュリティ体制の構築にお悩みの方は、セキュアなクラウドストレージである国産の ibisStorage (アイビスストレージ)​​ の導入をおすすめします。

ibisStorage は電子帳簿保存法の電子データの保存要件を満たしながら、領収書や請求書を安全に保存することが可能です。

安心・安全なクラウドシステムを提供して、お客様の業務のDX化 (デジタルトランスフォーメーション) をしっかりとサポートすることが可能です。

無料ファイル共有サービスを比較

おすすめの無料ファイル共有サービスを以下にまとめてみました。

ibisStorage

ibisStorage (アイビスストレージ) は、高いセキュリティ機能を持つ国産クラウドストレージです。ibisStorage では、クラウドストレージとしての基本機能はもちろん、セキュリティ対策の機能があります。

端末認証機能により、会社が承認したPCのみクラウドストレージにアクセスできますし、接続元IP制限をすることで、オフィスのみクラウドストレージにアクセスすることができるようになります。よって、プライベートPCから情報のダウンロードをすることが防げるため、情報漏洩の対策となります。

Dropbox

Dropboxは、クラウドストレージ分野で長い歴史を持ち、7億人以上の利用者がいます。

無料プランではデータ容量が2GBという少なさですが、高度なセキュリティ機能や柔軟性が魅力的です。

セキュリティ対策としては2段階認証やパスワードなどが用意されており、作業効率を高めるための関連ソフトも豊富です。

無料ファイル共有サービスの注意点

無料ファイル共有サービスにおける注意点はどんな点があるのか、次より説明します。

容量制限で大きなファイルサイズは対応していない場合が多い

無料ファイル共有サービスは容量が少なめのため、大きなファイルサイズ・膨大なファイル数を扱う場合、対応できなくなるケースもあります。

容量オーバーでサービス内での管理が不可能になった場合、そのデータを他の場所に移動して保存しなくてはいけません。このように容量不足が起きると無駄な作業が発生して、業務に支障をきたす可能性もあるのです。

現在使っているサービスの容量の残高はいくつなのか、自社の業務に適した容量はどれぐらいなのか、確認しなくてはいけません。

データ保存期間が過ぎるとデータが削除される恐れがある

無料ファイル共有サービスの注意点は、データ保存の期間に制限が設けられているタイプもあることです。データを保存するためのツールとしてサービスを利用している場合、しばらく放置していると期間が過ぎてデータがすべて削除されていたというパターンもあります。

データ保存期間はサービスによって異なり、3ヶ月〜1年とさまざまです。無料で利用するサービスは保存期間に制限があるのか・ある場合はどれくらいの期間なのか、しっかりと確認しておきましょう。

企業の利用規定を理解し、責任の所在を明確にする

便利な無料ファイル共有サービスですが、企業によっては必須要件を決めています。ユーザー別、フォルダ別でアクセス権限管理ができること。監査ログ機能があること。端末認証や多要素認証等でパスワードの漏洩だけではログインされないこと。などです。

特に端末認証は、会社が指定したPCやスマホからのみアクセスを許可することでゼロトラストセキュリティを実現でき、導入が進んでいます。

無料ファイル共有サービスに関してよくある質問

無料ファイル共有サービスに関してよく挙がる疑問を以下にまとめました。よく挙がる質問とその回答を紹介します。

Q: 無料のドライブはどれがおすすめ？

無料のドライブで知名度が高いのが、世界中に多くの利用者がいるGoogle Drive、OneDriveです。どちらも世界的な知名度のある企業であるGoogle社・マイクロソフトが運営しているため、安心して利用できます。

操作方法も簡単なので使いやすさもポイントですが、その使いやすさから情報漏洩する可能性もあります。

安全性を重視する場合や電子帳簿保存法に対応しているゼロトラストセキュリティ​​を導入している国産の ibisStorage がおすすめです。

Q: ファイルを共有するのにおすすめのサービスは？

今回、紹介した各会社のサービスはどれも利便性に長けたものなので、どのサービスも効率的にファイル共有ができます。

ファイル共有のためのサービスを選ぶ場合、そのサービスの容量を確認することです。ファイル量・一つのファイルが大容量だった場合、容量が少ないサービスだとスムーズに共有が進められません。自身の業務に適した容量を選ぶことが大事です。

ibisStorage は、契約の時点で1TBの大容量が使用可能（その後容量追加も可能）なため、どんな大容量のファイルであっても、円滑に配布が実践できます。

セキュリティに強く安全なファイル共有サービス

ibisStorage は安全なクラウドシステム「ゼロトラストセキュリティ」を提供しているのが特徴です。このセキュリティは「誰がどの端末からアクセスしたのか」が解析できるシステムで、これにより承認されたユーザーのみがアクセス可能になります。

さまざまなトラブル・脅威からお客様の大切なデータを保護できるのが、ibisStorage の強みです。

フリープランや無料トライアルも自分でアカウントを作成して即利用可能であるためお試しすることをおすすめします。