インシデントとは、重大な事故につながりかねない状態を意味する言葉です。デジタル化が進む中で、情報セキュリティの重要性の高まりとともにインシデントを防ぐ対策も注視されています。特に、インシデントが発生しやすい状況が確認不足です。
本記事では、IT分野において確認不足が原因で起こるインシデントの事例を解説します。併せて、具体的な防止方法にも触れるため、インシデント対策に悩んでいる方は参考にしてみてください。
IT分野でのインシデントについて
インシデントの事例や防止方法を知る前に、概要を把握することが大切です。ここでは、IT分野におけるインシデントの概要や類似する言葉との違いを解説します。
インシデントとは
インシデントには、出来事、事件、事例、事案、事象といった意味があり、重大な事件や事故が発生する恐れがある状況を指します。従来は、警察や医療現場などで使われていましたが、近年はIT分野を含むさまざまな業界で使われるようになりました。
特に、デジタル化やIT化が進む状況を踏まえて、IT分野では情報セキュリティとITサービスマネジメントにおける事例で用いられるケースが一般的です。
情報セキュリティのインシデントの一例として、サイバー攻撃や内部不正による情報漏洩、設備不良などが挙げられます。ITサービスマネジメントのインシデントは、システムの不具合や障害、人為的ミスなどでITシステムの利用に支障が出ることです。
いずれのインシデントも、顧客や取引先に大きな迷惑をかけるほか、自社にとっても信頼を損ねる事態に発展しかねません。こうしたトラブルを避けるためには、インシデントを防ぐ対策を講じる必要があります。
アクシデントとの違い
インシデントと類似した言葉として、アクシデントが挙げられます。インシデントは、重大な事故や事件が起こる一歩手前の状態を指しますが、アクシデントは事故・事件そのものを意味する言葉です。特に、想定外の事故や突発的に発生した事件などを指すケースが多いでしょう。
例えば、人為的ミスによりITシステムの一部が停止した状態はインシデントです。一方で、不正アクセスにより情報漏洩が発生して、損害賠償問題に発展した場合はアクシデントといえます。
ただし、インシデントはアクシデントを引き起こす要因になりかねません。そのため、インシデントを未然に防ぐことが重要です。
ヒヤリハットとの違い
ヒヤリハットとは、想定外の事態に「ヒヤリ」としたり、事故を起こしかけて「ハッ」としたりする状況を指します。危うく事故や事件に発展する恐れがあるという点では、インシデントによく似た言葉です。
しかし、基本的にヒヤリハットは、主に不注意や確認不足などの人為的ミスによる出来事が起きた際に使われます。例えば、送信先を間違えてメールを送りかけたり、上層部の了承を得ずに情報を共有しかけたりするミスは、ヒヤリハットの一例です。
一方で、インシデントは、人為的ミスに限りません。第三者による不正や天災などさまざまな原因が対象となります。
確認不足で起こるインシデント例
IT分野におけるインシデントの多くは、確認不足が原因で発生します。ここでは、確認不足で起こるインシデント事例を6つ解説します。
作業手順の誤り
特定の作業をする際に、正しい手順や方法を確認せずに進めるとインシデントが発生する恐れがあります。例えば、作業を完遂するうえで重要なポイントを見落として操作を誤れば、システムがうまく作動しない可能性も考えられるでしょう。
その結果、重要なデータが消失したり、業務に支障が出て顧客や取引先に迷惑がかかったりするケースも少なくありません。
特に、作業手順が煩雑な業務は、インシデントが起こりやすくなります。トラブルを未然に防ぐためには、できるだけシンプルな手順に見直すことが大切です。
確認時間が不足している
確認作業にかける時間が短すぎる場合も、確認不足が起こりやすくなります。特に、繁忙期は複数の業務を同時に行うケースも多く、確認の重要性を理解していながら、細かい点の共有がおろそかになる可能性が高いでしょう。
確認不足が横行すると、システムの設計工程で発生したミスや漏れなどに気がつきにくくなります。その結果、大きなトラブルに発展する恐れもあるため、確認時間は十分に確保しなければなりません。
個人的に意識しただけでは、確認時間の不足を解消できない場合は、組織的に作業工程の見直しをする必要があります。ムダな工程がないか、優先順位は正しいかなどを踏まえて、作業の効率化を図り、余裕を持って業務を進められるように留意しましょう。
ルールを順守していない
マニュアルやルールが用意されているのにも関わらず、順守していない場合も、確認不足によるインシデントが発生する恐れがあります。
テレワークの浸透により、情報セキュリティ対策を目的としたルールを設けるケースが増加しました。しかし、従来の工程と比べて手間がかかるため、面倒に感じて省く社員も少なくありません。社外で作業する場合、他の社員に見られる可能性が低いことを理由に、ルールを無視することも考えられます。
また、ルールの存在自体を知らず、無意識に違反してしまうケースもあるでしょう。こうしたルール違反は、情報漏洩や不正アクセスの原因になりかねないため注意が必要です。
慣れによる不注意
インシデントが発生する事例は、慣れない作業をする際ばかりではありません。毎日同じ工程を繰り返すルーティン作業も注意が必要です。
作業工程が変わらないと、慣れが生じて緊張感が薄れます。その結果、注意力の低下に繋がり、細かい点の確認不足が起こりやすくなるためです。
例えば、初めて担当する業務では、マニュアルを確認しながら失敗しないように丁寧な作業を心がけるケースが多いでしょう。しかし、毎日同じ入力業務を担当している場合は、敢えてマニュアルを確認することはなく、無意識に作業を進めてしまいがちです。
こうした慣れによるインシデントを防ぐには、チェックリストを作成して確認作業を怠らない組みを作る必要があります。
ダブルチェックをしない
重大な業務や決定事項にも関わらず、ダブルチェックをする習慣がない場合も、確認不足によるインシデントが発生しやすくなります。ダブルチェックとは、ダブルチェックとは、重大なミスを防ぐために、作業内容やプロセスを2回確認する手段です。
特に、細かな情報や金額の入力は、作業を担当した本人が一度確認しただけでは、ミスを見逃す恐れがあります。
ダブルチェックは、作業担当者が時間をおいて再度確認する方法もありますが、契約書や請求書の作成など、重要な業務を遂行する際は、作業担当者だけでなく第三者によるダブルチェックをすることが大切です。作業工程の中にダブルチェックを採用して、見落としやミスを見逃さないようにしましょう。
思い込み
思い込みも、確認不足によるインシデントが発生しやすくなる要因の一つです。例えば「いつもは月末に請求書を発行するから、今日は必要ない」と思い込み、イレギュラーな業務を見落とすケースが挙げられます。
こうした思い込みは、固定概念や先入観が強くある場合に起こりやすく、勤務経験が長い場合やルーティン業務を担当している場合は要注意です。
思い込みが原因で発生するミスは、作業を担当した本人が気づきにくいため、第三者が確認できるダブルチェック体制の構築が求められます。また、過去の失敗やミスを共有して、同様のミスが起こらないように意識することも大切です。
確認不足によるインシデントを防ぐ対策
確認不足によるインシデントを防ぐには、事前に対策を講じることが肝要です。ここでは、6つの対策方法を解説します。
原因を分析する
確認不足によるインシデントが発生した場合は、ミスをそのままにせず分析することが重要です。
ミスの理由はさまざまであり、状況や業務内容によっても異なります。原因を把握したうえで、適切な対策方法を検討しなければ、同様のミスが再び発生する可能性が高いでしょう。
例えば、確認する時間が不足している場合は、業務効率化を図ったり一人が担う業務量を見直したりする必要があります。慣れによる思い込みが原因でミスが発生した場合は、チェックリストの作成やダブルチェック体制の構築などが不可欠です。
小さなミスの段階で原因を分析しておくと、大きなインシデントが発生する前に防止しやすくなります。
作業手順を見直す
複雑な作業工程が原因でミスが発生した場合は、手順を見直すことで改善が期待できます。
そのために大切なポイントは、現状の洗い出しです。例えば、同様の作業を繰り返していないか、担当者以外対応できない工程はないかなどを丁寧に確認しましょう。これにより、ミスが発生しやすい工程が明確になります。
改善すべき点が明らかになったら、無駄な工程を削ぎ、よりシンプルでわかりやすいプロセスを組み立てましょう。
また、作業手順を見直した後は、本当にミスが発生しにくくなったかどうかを確認して、不具合があれば再度見直すことが大切です。
マニュアルを策定する
作業手順が不明瞭でミスが発生した場合は、作業手順や確認事項を明記したマニュアルを策定しましょう。
マニュアルは、誰が見ても理解しやすいように可視化することが大切です。また、マニュアルを策定する過程で、効率化できるポイントを改めて確認すると、ミスが起こりにくいマニュアルになります。
完成したマニュアルを効果的に運用するには、社内周知の徹底が不可欠です。例えば、社員全員がアクセスできる共有システムに保管して、いつでも確認できる状態にするとよいでしょう。
なお、マニュアルの策定後も、定期的にメンテナンスをする必要があります。実際にマニュアルを使っている社員の声を踏まえながら、より適した内容に更新しましょう。
ダブルチェック体制を整える
重要な作業に関しては、ダブルチェックできる体制を整える必要があります。作業担当者だけでなく、第三者の目で確認することによって、細かなミスや見落としを発見しやすくなるためです。重要度によっては、3人で確認するトリプルチェックや確認方法を変えてチェックするクロスチェックなどを採用してもよいでしょう。
ただし、ダブルチェック自体がルーティン作業になってしまうと意味がありません。チェックリストを活用して確認内容を記録したり、チェックをする際のルールを明確にしたりして、ダブルチェックの精度をあげることが大切です。
コミュニケーションをとる
確認不足を解消するには、社内で情報共有を徹底することも不可欠です。そのためには、コミュニケーションを取りやすい環境を構築する必要があります。
コミュニケーション不足が生じると、適切な情報共有ができず、確認作業がおろそかになりかねません。また、ミスが発生した場合もフィードバックが共有されなければ、同じミスを繰り返す可能性があるでしょう。
こうしたトラブルを回避するためにも、コミュニケーションツールを活用したり、定期的に情報共有ができる場を設けたりして、注意点や業務に必要なポイントを確認することをおすすめします。
従業員への研修や教育をする
従業員に対する定期的な研修や教育も確認不足によるインシデント防止につながります。
例えば、確認不足が起こる原因やインシデントが引き起こすトラブルなどを伝えることで、従業員の意識やスキル向上につながり、確認不足を防ぎやすくなるでしょう。
特に、情報セキュリティに関するインシデントは、企業だけの問題ではありません。取引先や顧客にも多大な損害を与えかねない重大な状況です。企業の信用を失墜しないためにも、確認不足を含めたインシデント事例や防止策について徹底した教育が必要です。
確認不足によるインシデントを防ぐのに「ibisStorage」がおすすめ
本記事では、確認不足によるインシデントを解説しました。確認不足は、作業手順の誤りや慣れなどさまざまな原因で発生します。誰でも陥りやすい状態であり、ダブルチェック体制やコミュニケーションが取りやすい体制を整えて、普段から注意することが重要です。
また、確認不足によるインシデントを防ぐうえでibisStorage（アイビスストレージ）も役立ちます。
ibisStorageはクラウドストレージサービスで、社内のオフィス文章や請求書、領収書、写真、動画など任意のファイルを保存することができます。これによる社内情報共有が簡単にでき、3重リアルタイムバックアップがついているので長期保存にも安心です。
例えば、ibisStorageの権限変更機能を活用して、作業者と確認者のダブルチェックを行えば、ミスを迅速に見つけられます。万が一操作ミスが発生して、ファイルの削除や上書きをしてしまった場合も、過去のバージョンはすべて保存されているため安心です。
確認不足によるインシデントを防ぐ方法を検討中の方は、ibisStorageの利用がおすすめです。30日間の無料トライアルもあるため、まずはお試しから導入してみるとよいでしょう。
