オンラインストレージは、インターネット上でデータ管理できるサービスであり、場所や時間を問わず活用しやすい点が魅力です。さらに、エクスプローラー上でオンラインストレージを使うと、さらに作業効率が上がるほか、セキュリティ対策にも役立ちます。
本記事では、エクスプローラーでオンラインストレージを利用するメリットを解説します。
目次
オンラインストレージの特徴
オンラインストレージは、インターネットを介してデータを保存・管理・共有できるサービスです。オンプレミス型のストレージとは異なる特徴があり、メリットも多様です。まずは、オンラインストレージの特徴を解説します。
場所を問わずに利用できる
オンラインストレージは、インターネット環境が整っている場所であれば、時間や場所を問わずいつでも利用できます。
従来のオンプレミス型ストレージは、自社内に設置されたサーバでデータを管理し、ローカルネットワークを通じてアクセスしなければなりません。外部のネットワークからアクセスするには、別途設定する必要があり手間がかかる点がデメリットといえます。
一方で、オンラインストレージは、アクセスに特別な手続きが不要です。近年、リモートワークを採用する企業が増加しています。自宅やコワーキングスペースなど自社以外の場所で業務にあたる場合も、オンラインストレージがあればスムーズに作業することが可能です。
初期費用、ランニングコストを抑えることができる
オンラインストレージの特徴として、導入時にハードウェアの購入が不要であり、初期費用を抑えられる点が挙げられます。
一方で、従来のオンプレミス型ストレージは、自社にサーバやストレージデバイスを導入しなければなりません。設置にかかる費用だけでなく、保守管理も自社で行う必要があり、ランニング費用がかかる点もデメリットです。
オンラインストレージであれば、保守管理はサービスを提供するベンダーが対応します。維持にかかる費用は、月額や年額課金が一般的で、プランによっては無料でサービスを受けることも可能です。高度なセキュリティや追加機能を使用する際は、オプション費用がかかるケースもありますが、総じてオンプレミス型ストレージよりもリーズナブルな価格で使えるサービスといえます。
オンプレミスサーバーで随時OSのセキュリティパッチを適用したり、VPN機器のセキュリティパッチを適用したりという運用は多くの企業で正しく運用できないことが多く、セキュリティホールを突いた攻撃を受け情報漏洩事故やランサムウェア被害にあっています。
共同編集できる
オンラインストレージは、データ共有が容易であり、共同編集をするのに適しています。例えば、編集された内容はリアルタイムに更新されるため、プロジェクトチーム内で情報が食い違う心配がありません。
また、ファイルやフォルダごとに「閲覧のみ」「編集可能」「権限変更可能」など細かくアクセス権限を設定できるサービスが多く、セキュリティを保ちながら必要な人だけが作業に参加できる点もメリットです。
オンラインストレージの課題
オンラインストレージは、基本的にインターネットを介してファイルの管理や共有をするサービスです。そのため、サービスによってはオフラインでの利用が制限されます。また、ネットワークの状況が不安定な場合、アップロードやダウンロードに時間がかかりやすい点も課題のひとつです。
加えて、インターネットを経由する分、ユーザーのパスワード管理（安易なパスワードの禁止、パスワードの使い回しの禁止）や二要素認証などセキュリティレベルは一定以上を保つ必要があります。
オンラインストレージを安心して利用するためには、万全なセキュリティ対策が求められます。
オンラインストレージをエクスプローラーで利用するメリット
Windows版のibisStorage Drive（アイビスストレージドライブ）アプリは、エクスプローラーでオンラインストレージを利用できるサービスであり、さまざまなメリットがあります。ここでは、主なメリットを2つ解説します。
作業効率の向上
エクスプローラーでオンラインストレージを使用する場合、ローカルドライブと同様に表示されます。ドラッグ＆ドロップやコピー＆ペーストなどの方法も、使い慣れた方法と変わりません。直感的に作業しやすく、作業効率が上がる点は大きなメリットといえます。
また、ファイルを探す際も、検索バーやフォルダ階層から簡単に見つけられるため大変便利です。頻繁に使うファイルは「最近使ったファイル」「クイックアクセス」などから検索できます。
そのほか、プレビュー機能やファイルリンクを活用すると、情報共有をスムーズに行うことが可能です。こうしたルーティン業務の効率化は、コア業務への注力につながり、生産性向上も期待できます。
セキュリティ対策
オンラインストレージに保存されたファイルをエクスプローラーで開く場合、一時ファイルとしてリアルタイムに処理されるため、安全です。また、ファイルの保存先はローカルディスクではなく、オンラインストレージに保存され安心です。 公共のデバイスでファイルを開いたりした場合も情報漏えいのリスクが下がります。
加えて、オンラインストレージに備わっているアクセス管理や暗号化機能はそのまま利用できるため、万が一デバイスを紛失もしくは損壊したとしても問題ありません。デバイスを紛失した場合は、管理者が管理画面でそのデバイスからのアクセスを止めることで情報漏洩を防ぐことができます。
Windows版のibisStorageアプリ（ibisStorageDrive）の機能
Windows版のibisStorageアプリ（ibisStorageDrive）には多様な機能が備わっています。ここでは、主な機能を5つ解説します。
ファイル削除も無制限に保存できる
Window版のibisStorageアプリでは、削除したファイルも無期限に保存できます。
オンラインストレージにおける大きなトラブルとして、誤ってファイルを削除してしまうケースが挙げられるでしょう。また、オンラインストレージは社内の多数の人がアクセスできるため、不正によって故意に削除される恐れもあります。
その点、Windows版のibisStorage Driveアプリであれば、万が一ファイルが削除されても復元することが可能です。古いファイルも保存されているため、削除されてから期間が開いたとしても、ファイルはそのまま保護されています。
上書き保存も無制限にバックアップ
オンラインストレージを使用する際、データの上書き保存をしてしまう失敗事例もよく起こります。本来保存すべき情報を上書きして、困った経験がある人も多いでしょう。
Windows版のibisStorage Driveアプリでは、削除されたデータだけでなく上書き前のデータもバックアップされています。無制限に保存されているため、後になって上書きに気づいても問題ありません。
確実にファイルを残すことができる点は大きな特徴であり、重要なファイルを安心して保存できる手段を探している人にも適しています。
ファイルは無期限に保存できる
前述したように、Windows版のibisStorage Driveアプリにアップロードしたファイルに保存期限はありません。
クラウドストレージサービスによっては、ファイルの保存期間が限定されるケースがあります。この場合、一定期間アクセスがなかった場合に削除される可能性があり、気づかないうちに重要なデータをなくす恐れも否めません。そのほか、ゴミ箱にデータを移した場合に削除される仕組みを採用しているケースもあるでしょう。
その点、Windows版のibisStorage Driveアプリは、無期限でデータ保存可能であり、普段アクセスしないデータも削除される心配がありません。必要なタイミングで利用できるので、安心して保管できます。
ローカルストレージが少なくても問題ない
Windows版のibisStorageアプリにアップロードされたファイルを開いたり、保存したりする際は、クラウドストレージにアクセスします。また、ファイルの一覧情報は、リンク情報のみを取得する仕組みです。そのため、ローカルストレージの容量が少なくても、作業に影響しません。
一方で、多くのオンラインストレージサービスでは、ローカルストレージの容量も同時に消費されるタイプがあります。事前ダウンロード型のシステムの場合は、初回同期する際に時間がかかる点もデメリットといえるでしょう。
その点、Windows版のibisStorage Driveアプリは、大容量のファイルを保存したとしても、ローカルストレージに負荷がかからないため、スムーズに利用可能です。
Windows版のibisStorageアプリ（ibisStorageDrive）の使い方
Windows版のibisStorage Driveアプリの操作方法は非常に簡単です。ここでは、4つのステップに分けて操作方法を解説します。
Step1
ibisStorageDriveを使用するために、まずはアプリをダウンロードしましょう。Windows版はこちらからダウンロードできます。
ダウンロード自体に費用はかからず、すでにibisStorageを使用している場合の追加料金も必要ありません。
Step2
ibisStorageDriveのダウンロードが完了すると、エクスプローラー上に「I:ドライブ」が作成されます。
通常のエクスプローラーを使う場合と使い方は変わらず、直感的に使える仕様です。これまで煩雑になりがちだったファイル管理もスムーズになり、必要なファイルもストレージ全体から速やかに検索できます。
Step3
ファイルは、エクスプローラー上でダブルクリックをすると簡単に開けます。閲覧やファイルの編集、保存なども全てエクスプローラー上で対応可能です。また、ファイルの複数選択や「Ctrl＋C」「Ctrl＋X」「Ctrl＋V」などのショートカットキーを使った作業などもスムーズに行えます。
ibisStorageDriveにフォルダやファイルをアップロードする場合は、「C:ドライブ」から「I:ドライブ」にコピーや移動をするだけです。「I:ドライブ」から「C:ドライブ」にコピーするとダウンロードができます。
Windows版のibisStorageアプリを活用しよう
オンラインストレージをエクスプローラーで利用すると、セキュリティ対策や作業効率化が期待できます。また、情報共有もスムーズであり、共同作業をする際にも役立つでしょう。
Windows版のibisStorage（アイビスストレージ）アプリは、ファイルやフォルダーを無制限に保存できます。万が一、誤ってファイルを削除したり上書き保存したりしても、履歴を遡って復元可能です。
従来のファイルサーバーを使った管理からストレージに切り替えたいと検討中の人は、Windows版のibisStorageアプリを活用してみてはいかがでしょうか。セキュリティを強化しながら、より快適に作業できるようになります。
