ビジネスシーンにおいて、英語での議事録を作成する機会は増えています。 しかし、その書き方に戸惑う人も少なくありません。 この記事では、英語の議事録作成に必要な基本構成から、AIを活用した便利ツールまで、議事録の書き方に関する情報を網羅的に解説します。 これらのポイントを押さえることで、誰でも効率的かつ正確な英語の議事録を作成できるようになります。
目次
そもそも「議事録」は英語で何と表現する？
一般的に、議事録は英語で「minutes」と表現されます。 「minute」の複数形ですが、時間や分を意味する単語とは異なり、ラテン語で「小さなメモ」を意味する言葉が語源とされています。 そのため、常に複数形の「minutes」で用いるのが通例です。 「meeting minutes」や「minutes of the meeting」という形で、会議の議事録であることを明確に示すことが多いです。 他にも「meeting notes」や「meeting summary」といった表現も使われますが、公式な記録としては「minutes」が最も一般的な英単語です。 議事録を英語で作成する際は、まずこの基本表現を覚えておくことが第一歩となります。
英語の議事録に必須！基本的な構成要素
英語の議事録を作成する際は、定められたフォーマットに沿って必要な項目を漏れなく記載することが重要です。 これにより、誰が読んでも会議の内容を正確に理解できる、公式な記録としての役割を果たします。 基本的な構成要素を押さえた議事録テンプレートを用意しておけば、毎回ゼロから構成を考える手間が省け、効率的に作成を進められます。 ここでは、議事録として最低限含めるべき必須の項目を順に解説します。
会議の基本情報（名称・日時・場所）を記載する
議事録の冒頭には、その会議を特定するための基本情報を明記します。 具体的には、会議の名称、開催された日時、そして開催場所の3点です。 オンライン会議の場合は、場所の代わりに「Online」や使用したプラットフォーム名を記載します。 加えて、誰がこの議事録を作成したかを示すために、作成者の名前も記しておくと親切です。 日付の表記は、アメリカ式とイギリス式で順序が異なるため、読み手に合わせて使い分けるか、誤解を避けるために月をアルファベットで表記すると良いでしょう。
誰が参加したか（出席者・欠席者）を明確にする
次に、その会議に誰が関わったのかを記録するために、参加者の情報を記載します。 このセクションは通常、「出席者（Attendees/Present）」と「欠席者（Absentees/Apologies）」の二つに分けてリストアップします。 参加者の名前をフルネームで記載し、所属部署や役職も併記することが一般的です。 これにより、誰がその会議の決定に関与したのかが明確になります。 参加者が複数の部門や会社にまたがる場合は、所属ごとにグループ分けすると、より分かりやすくなります。 欠席者の欄には、会議を欠席した人の名前と共に、その理由が分かっていれば簡潔に添えることもあります。
何のための会議か（目的）を共有する
議事録には、その会議が何のために開催されたのかという目的を簡潔に記載します。 会議の冒頭で目的が共有されるのが一般的であり、その内容を議事録にも明記することで、読み手は議論の背景やゴールをすぐに理解できます。 この項目があることで、議事録を後から見返した際に、なぜこの議題が話し合われ、そのような結論に至ったのかという文脈を把握しやすくなります。 関係者間での認識のズレを防ぎ、会議の方向性を共有するためにも、目的の記載は重要な役割を果たします。
話し合った内容（議題）を整理する
ここでは、会議で実際に話し合われた内容を議題ごとに整理して記録します。 事前に共有されたアジェンダの項目に沿って記述するのが基本です。 各議題について、どのような議論が行われたのか、主要な意見や提案などを要約して記載します。 全ての発言を書き起こす必要はなく、後から読んで議論の流れが理解できるようにポイントをまとめることが重要です。 重要な発言については、誰の発言かを明確にするために発言者の名前をメモしておくと良いでしょう。 情報を整理しやすくするために、箇条書きを用いることが効果的です。
会議で決まったこと（決定事項）を記録する
各議題に関する議論の結果、何が最終的に決まったのかを「決定事項（Decisions/Resolutions）」として明確に記録します。 このセクションは議事録の中で最も重要な部分の一つであり、会議の成果を具体的に示すものとなります。 誰が読んでも誤解が生じないよう、簡潔かつ客観的な事実として記載する必要があります。 例えば、「新プロジェクトの予算は承認された」「次回のプレゼンテーションはA案を採用することが決定した」のように、具体的な結論を記します。 これらの決定事項は、後の業務遂行の根拠となるため、正確に議事録に残すことが求められます。
誰がいつまでに行うか（担当と期日）を明記する
会議での決定事項を受けて、次に誰が何をするのかを具体的に落とし込んだものが「アクションアイテム」です。 この項目では、「何をすること」「誰が担当するのか」「いつまでに完了させるのか」の3点を必ずセットで明記します。 これにより、会議後のタスクが明確になり、担当者は自分のやるべきことを正確に把握できます。 タスクの進捗管理の基点ともなるため、曖昧な表現は避け、具体的かつ実行可能な形で記述する必要があります。
持ち越しになった課題や次の議題を記載する
会議時間内に結論が出なかった、あるいはさらなる検討が必要となった課題は、「保留事項」や「次回以降の議題」として記録します。 これにより、議論が途中で終わってしまったり、重要な課題が忘れ去られたりするのを防ぎます。 また、会議中に新たに出てきた論点や、その他共有すべき情報があれば、「その他」の項目を設けて追記することもできます。 これらの情報を残すことで、議論の継続性を保ち、次回の会議へスムーズにつなげることが可能になります。
次回の会議予定を知らせる
議事録の最後には、次回の会議予定（Next Meeting）を記載します。 日時と場所がすでに決まっている場合は、具体的な情報を明記します。 これにより、参加者は今後のスケジュールを把握しやすくなります。 まだ詳細が未定の場合は、「TBD（To Be Determined）」や「TBC（To Be Confirmed）」と記しておきます。 この項目は、会議シリーズの継続性を示す役割を果たします。 以上で議事録の主要な構成要素は網羅され、全体の締めとなります。 企業によっては、最後に議事録の承認者（Approved by）の欄を設ける場合もあります。
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分かりやすい英語議事録を作成する5つのコツ
英語で議事録を作成する際は、必要な項目を埋めるだけでなく、内容が正確かつ簡潔に伝わるように工夫する必要があります。 特に、英語が母国語ではない参加者もいるグローバルなミーティングでは、分かりやすさがより一層求められます。 ここでは、単なる記録に留まらない、実用的な英文の打ち合わせ議事録を作成するための5つのコツを紹介します。
会議の目的とゴールを事前に確認しておく
質の高い議事録を作成するためには、会議が始まる前の準備が不可欠です。 事前にアジェンダや関連資料に目を通し、その会議が何を目指しているのかと、どのような状態になれば成功なのかを正確に把握しておきます。 会議の全体像を理解していれば、議論の中で何が重要で、何を記録すべきかの判断が容易になります。 背景知識がないまま議論を聞いても、要点を的確に捉えるのは難しいでしょう。 この一手間をかけることで、議論の流れに集中でき、より的確なメモを取ることが可能になります。
重要なポイントは結論から簡潔にまとめる
議事録は、会議中の発言をすべて文字に起こす逐語録ではありません。 後から読んだ人が、短時間で会議の要点を把握できるように、情報を整理して記述する必要があります。 特に、決定事項や議論の結論については、まず結論（Point）を先に述べ、その後に必要に応じて理由（Reason）や背景を補足する書き方を意識します。 冗長な表現や本筋から外れた議論は省略し、要点を絞って簡潔にまとめることが重要です。 重要な情報を明確に伝えるために、不必要な詳細は思い切って略す判断も求められます。
誰が読んでも理解できる平易な英語表現を選ぶ
議事録は、会議の参加者だけでなく、欠席者や後からプロジェクトに参加した人など、様々な背景を持つ人が読む可能性があります。 そのため、専門用語や社内スラング、複雑な構文の使用は極力避け、誰が読んでも一義的に理解できる、シンプルで平易な英語表現を選ぶべきです。 特に、非ネイティブの読み手を意識し、明確かつ直接的な表現を心がけます。 自動翻訳ツールの利用も有効ですが、文脈に合わない不自然な表現になることもあるため、最終的には必ず自分の目で確認し、適切な言葉を選ぶ作業が必要です。
5W2Hを意識して具体的な情報を盛り込む
議事録の情報、特に決定事項やアクションアイテムは、後々の行動の起点となるため、具体性が求められます。 情報を記載する際には、5W2H（Who, What, When, Where, Why, How, How much）を常に意識すると良いでしょう。 例えばアクションアイテムでは、「誰が（Who）」「何を（What）」「いつまでに（When）」を明確に記述することが不可欠です。 これらの要素が欠けていると、タスクが曖昧になり、実行されない可能性があります。 具体的な情報を盛り込むことで、議事録は単なる記録から、行動を促す実用的なツールへと変わります。
フォーマットを統一して読みやすさを向上させる
組織やチーム内で議事録のフォーマットを統一することで、作成者による品質のばらつきを防ぎ、誰にとっても読みやすい文書を作成できます。 見出しの付け方、フォントの種類やサイズ、箇条書きの使い方などのスタイルを一定に保つことで、視覚的な一貫性が生まれ、読み手は必要な情報を素早く見つけ出せるようになります。 特に定例会議など、定期的に作成する議事録については、テンプレート化しておくことが非常に効果的です。 フォーマットの統一は、作成の効率化だけでなく、議事録の信頼性向上にも貢献します。
英語の議事録作成を効率化する便利ツール
英語の議事録作成は、時間と手間のかかる作業ですが、近年ではAI技術などを活用した便利なツールやアプリが登場し、その負担を大幅に軽減できるようになりました。 自動文字起こしや要約、翻訳といった機能を活用することで、作成時間を短縮し、より議論の内容に集中できます。 作成した議事録は、メールやTeamsなどのビジネスチャットツールで速やかに送付し、関係者への情報共有を迅速に行います。 ibisScribeのように多言語に対応したAI議事録の作成に特化したサービスも存在します。
AIによる自動文字起こしで聞き逃しを防ぐ
特にオンライン会議では、会議の音声を録音し、AIを活用した文字起こしツールでテキスト化することが非常に有効です。 リアルタイムでメモを取る負担が軽減されるため、作成者は議論そのものに集中できます。 また、話すスピードが速い発言や、聞き取りにくかった部分も後からテキストで確認できるため、聞き逃しや誤解を防ぎ、議事録の正確性を高められます。 生成された文字起こしデータを元に、要点を整理していけば、効率的に議事録の草案を作成することが可能です。
翻訳機能で英語表現の不安を解消する
英語でのライティングに自信がない場合、翻訳ツールが強力なサポートとなります。 まず日本語で要点をまとめたメモを作成し、それを翻訳ツールにかけることで、自然な英語表現のドラフトを素早く得られます。 AI議事録サービスにも翻訳機能がついているものがあり、昨今は専門用語もある程度正確に翻訳してくれます。 ただし、ツールによる翻訳は完璧ではないため、必ず最終チェックを行い、文脈に合わない部分や不自然な表現がないか確認しましょう。
要約機能を使えば重要事項の把握がスピーディに
長時間の会議の文字起こしテキストをすべて読み返し、要点を抽出するのは大変な作業です。 AI搭載のツールには、長文のテキストデータから重要なキーワードや文章を自動で抽出し、簡潔なまとめを生成する要約機能を持つものがあります。 この機能を活用すれば、会議全体の概要や各議題の結論、決定事項などを短時間で把握でき、議事録作成の時間を大幅に短縮できます。 手作業でのまとめ作成に比べて、重要事項の見落としリスクを減らせる点も大きな利点です。
まとめ
英語の議事録作成は、適切な知識とツールがあれば、難しい作業ではありません。 本記事で紹介した基本構成や作成のコツを押さえれば、誰でも分かりやすく正確な議事録を作成できます。 AI搭載の文字起こしや要約ツールを導入すれば、作成プロセスを大幅に効率化し、質の高い記録を残すことが可能です。 これらのポイントを実践し、ビジネスコミュニケーションを円滑に進めるための議事録作成に取り組んでください。
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