ChatGPTを活用した議事録作成は、会議後の業務効率を飛躍的に向上させる手法です。 具体的には、会議の音声データを文字起こししてテキスト化し、そのテキストをChatGPTに入力して議事録要約を生成します。 AIによる自動要約とは、長文のテキストデータから重要なポイントを抽出し、簡潔な文章にまとめる技術のことです。 この機能を活用することで、従来多くの時間を要していた議事録作成のプロセスを大幅に短縮できます。
目次
AIによる議事録要約で会議後の作業を効率化する3つのメリット
AIによる議事録要約は、会議後の作業負担を軽減する上で大きな意味を持ちます。 最大のメリットは、議事録作成にかかる時間を大幅に短縮できる点です。 また、AIが議論の要点を客観的に抽出するため、重要事項や決定事項を素早く把握できます。 これにより、会議の内容を振り返りやすくなるだけでなく、会議に参加していないメンバーへの情報共有も迅速かつ正確に行えるようになります。
ChatGPTを活用して議事録を作成する具体的な3ステップ
ChatGPTを活用した議事録作成は、特別なスキルがなくても実践できます。 基本的な流れは、まず会議の音声データをテキストに変換し、そのテキストをChatGPTに読み込ませて要約や整形を指示し、最後に出力された内容を人間が確認して清書するという3つのステップで完了します。 このプロセスを踏むことで、効率的かつ質の高い議事録作成が可能です。
ステップ1：会議の音声データを文字起こししてテキスト化する
ChatGPTは2024年10月にリリースされた「高度な音声モード」により、音声入力に対応しており、音声ファイルを直接読み込むことが可能です。ただし、会議の議事録作成には、別途文字起こしツールを併用することが推奨されています。そのため、議事録を作成する最初のステップとして、文字起こしツールを選定します。 この文字起こしには、スマートフォンの録音アプリに搭載されている文字起こし機能や、またはより高精度な専用のAI文字起こしWebサービスなどを活用します。文字起こしの精度が最終的な議事録の質に大きく影響するため、できるだけ正確にテキスト化することが重要です。特に専門用語が多い会議や、複数人が同時に発言する場面では、精度の高いツールを選ぶことが求められます。
ステップ2：文字起こししたテキストをChatGPTで要約・整形する
文字起こしが完了したら、そのテキストデータをChatGPTに入力し、自動要約を依頼します。 この際、プロンプトと呼ばれる指示文を工夫することが重要です。 「この会議の要点を3つにまとめてください」「決定事項とネクストアクションをリストアップしてください」のように、目的を明確に伝えることで、望む形の出力が得やすくなります。 また、単に要約するだけでなく、冗長な表現の削除や誤字脱字の修正、全体の構成を整えるといった整形作業も同時に指示できます。 これにより、手作業での編集時間を大幅に削減することが可能です。
ステップ3：出力された要約内容を議事録として清書する
ChatGPTが出力した文章は、そのまま公式な議事録として利用するのではなく、必ず人の目で最終確認を行う必要があります。 AIは文脈や専門用語のニュアンスを完全に理解できない場合があり、事実誤認や重要な情報の欠落が含まれている可能性があります。 固有名詞や数値データに間違いがないか、議論の意図が正しく反映されているかを確認し、必要に応じて加筆・修正を加えます。 時には、専門的な内容を分かりやすい言葉に言い換える翻訳のような作業も求められます。 この清書の工程を経ることで、議事録の正確性と信頼性を担保します。
ChatGPTで精度の高い議事録要約を作成するプロンプトのコツ
ChatGPTを使って精度の高い議事録要約を作成するためにはプロンプト指示文の設計が極めて重要です。 AIにどのような役割を期待しているのか、どのような形式で出力してほしいのかを具体的かつ明確に伝えることで出力の質は大きく向上します。 漠然とした指示ではなく要約の目的や含めてほしい要素、除外してほしい情報などを細かく指定することが意図通りの結果を得るための鍵となります。
３０日間無料お試しあり
業界最高クラスの認識率のAI議事録サービス
が
自社に合ったAI議事録要約ツールを選ぶための4つのポイント
議事録作成を効率化するAIツールは多岐にわたるため、自社のニーズに最適なものを選ぶには慎重な評価が欠かせません。 文字起こしの精度や話者識別の機能性はもちろん、セキュリティポリシーへの準拠やコストパフォーマンスなど、複数の観点から総合的に判断する必要があります。 これらのポイントを比較検討することで、導入後のミスマッチを防ぎ、ツールの効果を最大限に引き出すことができます。
文字起こしや要約の精度は十分か確認する
AI議事録要約ツールを選定する上で、最も基本的な評価項目は文字起こしと要約の精度です。 特に、専門用語が頻出する業界や、早口での会話、複数人による同時発言が多い会議環境で、どれだけ正確に音声をテキスト化できるかが重要になります。 精度が低いツールを導入すると、結局手作業での修正に多くの時間がかかり、効率化の目的を果たせません。 多くのツールには無料トライアル期間が設けられているため、実際の会議データを使ってテストし、自社が求める品質基準をクリアしているかを確認するプロセスが不可欠です。
話者を正確に識別できる機能があるかチェックする
誰が何を発言したかを明確に記録することは、議事録の基本的な要件です。 そのため、話者識別機能の有無と、その精度は重要な評価ポイントとなります。 この機能があれば、発言者ごとにテキストが自動で振り分けられるため、議論の流れや責任の所在が非常に分かりやすくなります。 特に参加人数が多い会議では、この機能の価値は絶大です。 ツールによっては、事前に個人の声紋を登録することで識別精度を高めるものもあります。 自社の会議スタイルに合わせて、どの程度の識別能力が必要かを検討し、ツールの仕様を評価することが求められます。
自社のセキュリティポリシーに準拠しているか見極める
会議の内容には、社外秘の経営情報や顧客の個人情報など、機密性の高い情報が含まれることが少なくありません。 したがって、AIツールを選定する際には、セキュリティ面の評価を最優先事項として捉えるべきです。 利用するツールが、自社で定められたセキュリティポリシーを満たしているか、データの暗号化通信やアクセス管理は徹底されているか、データは国内のサーバーで管理されるか、二要素認証や端末認証の有無、接続元IP制限の有無など、細部にわたって確認が必要です。 情報漏洩は企業の信頼を著しく損なうため、情報システム部門などと連携し、ツールの安全性を厳格に評価することが不可欠です。
利用料金がコストに見合っているか検討する
AI議事録要約ツールの料金体系は、提供元によって様々です。 月額固定制や、利用時間に応じた従量課金制、あるいは利用ユーザー数に基づくプランなどがあります。 ツールを評価する際は、自社の会議の頻度や平均時間、利用部署の規模などを算出し、どの料金プランが最も費用対効果が高いかをシミュレーションすることが重要です。 単に料金の安さだけで選ぶのではなく、議事録作成にかかる人件費の削減効果や、情報共有の迅速化によって得られるビジネス上のメリットと比較して、投資価値を総合的に評価する視点が求められます。
３０日間無料お試しあり
業界最高クラスの認識率のAI議事録サービス
が
AIで議事録を要約する際に必ず押さえておきたい注意点
AIによる議事録要約は業務効率化に大きく貢献しますが、その利用には注意が必要です。 特に、文字起こし精度や、AIが出力する議事録の精度については、常に意識しておく必要があります。 これらの注意点を理解し、適切な対策を講じることで、AIツールを安全かつ最大限に活用することが可能になります。 利便性の裏にあるリスクを軽視せず、慎重な運用を心がけることが大切です。
機密情報や個人情報の漏洩リスクに備える
外部のAIサービスを利用して議事録要約を行う場合、入力したテキストデータがAIモデルの学習に利用される可能性があります。 会議内容に社外秘のプロジェクト情報や顧客の個人情報などが含まれていると、意図せず情報が外部に漏洩するリスクが生じます。 このリスクを回避するためには、ツールの利用規約でデータの取り扱い方針を事前に確認することが不可欠です。 また、社内のセキュリティポリシーに従い、機密性の高い情報を扱う会議での利用を避けるか、個人名や具体的な数値などを匿名化してから入力するといった運用上の工夫が求められます。
AIが出力した要約内容は必ず人の目で再確認する
AIによる要約は非常に便利ですが、その精度は完璧ではありません。 特に、複雑な議論のニュアンスや、発言の背景にある意図を正確に汲み取れず、事実とは異なる内容を出力してしまう可能性があります。 AIが生成したテキストを鵜呑みにしてそのまま共有すると、誤った情報が伝わり、業務に支障をきたす恐れがあります。 そのため、AIの出力結果はあくまで下書きと位置づけ、必ず会議の内容を理解している人間が最終的なファクトチェックを行うべきです。 この一手間を惜しまないことが、議事録の信頼性を担保する上で極めて重要になります。
まとめ
本稿のまとめとして、ChatGPTをはじめとするAIツールは、議事録作成のプロセスを大幅に効率化する強力な手段となり得ます。 会議の音声を文字起こしし、AIで要約・整形し、最後に人間が内容を精査するという手順を踏むことで、時間と労力を削減できます。 またAI議事録サービスは、文字起こしと議事録作成を一括して行ってくれたり、リアルタイム翻訳機能がついていたり、高精度で使い勝手がよいです。ツール選定時には、精度、機能、セキュリティ、コストの4つの観点から総合的に評価することが重要です。 また、情報漏洩のリスク管理と、AIの出力内容に対する最終確認を徹底することが、AIを安全かつ有効に活用する上での鍵となります。 これらのポイントを押さえることで、議事録作成の負担を軽減し、より生産的な業務に集中できる環境を構築できます。
AI議事録ならibisScribe
ibisScribe(アイビススクライブ)は1アカウントから利用できるコストパフォーマンスに優れたAI議事録サービスです。文字起こしおよび議事録作成の人件費が大幅に削減でき、社内の共有も簡単にできます。ゼロトラストセキュリティ対応で安心して利用できます。まずはibisScribeの無料トライアルやデモを試して、AI議事録の可能性を体感してみてください。
業界最高クラスの
認識率のAI議事録サービス
