クラウドのメリットデメリットを紹介！セキュリティや選び方について

会社の業務において重要なのが情報管理です。情報管理は少しのミスが情報漏洩などにつながり、会社に大きな損害を与える危険性があります。そのような情報管理に対して悩みを抱えている方におすすめなのが、簡単に情報処理・管理ができるクラウドサービスです。

今回は、クラウドサービスを導入した際のメリット・デメリット、自社に適したサービスを選ぶポイントなどについて、詳しく解説します。おすすめサービスの紹介もしているので、ぜひ参考にしてください。

クラウドサービスとは

クラウドサービスとは、インターネットを用いてさまざまなサービスを提供する総称です。クラウドは直訳すると「雲」をあらわす言葉で、IT業界ではクラウドコンピューティングのことを指します。インターネットを経由してアプリケーション・ストレージをサービス会社が提供し、利用者がそれらを自由に使えるサービスが、クラウドサービスです。

これまでは自社が抱えるデータを管理する場合、自社で構築したシステムを用意する必要がありました。しかし、それにより生じるのが以下のような問題点です。

• システムを管理する複雑な知識とスキル
• システムに対応できる人材の育成
• システム維持のための費用・手間

クラウドサービスを利用すれば、自社でシステムを抱える必要はありません。ネット上に用意された環境は共有もでき、操作方法も簡単です。

膨大なデータを、タイムラグの発生なく大勢が迅速に利用・確認できるのが、クラウドサービスの強みといえます。

クラウドのメリット

クラウドサービス導入をした場合、以下のようなメリットが生まれます。

1. コストの削減
2. 運用の負担が軽減できる
3. 容量を柔軟に増やせる
4. 簡単に導入できる
5. データを安全に簡単に共有できる

次より、上記5つのメリットそれぞれの特徴を説明しましょう。

1. コストの削減

クラウドサービス利用におけるメリットの代表格は、データ管理にかかるコスト削減です。自社でデータ管理システムを設置する場合、会社に導入する際の初期費用がかかります。

自社サーバー・ハードウェア・ソフトウェア・通信回線、環境など、さまざまものを自社で用意しなくてはいけません。自社でデータ管理可能な環境を完成させるまでに、決して安くない費用を用意する必要があるのが、自社管理システムの短所といえます。

また、システムの運用が始まった場合に困ってしまうのが、トラブルが起きた際の対処です。システムの不具合が起きた場合は、復旧作業コスト、ハードウェア交換費用、修理費もかかります。

しかし、クラウドサービスを利用すれば、サービス会社があらかじめ環境を用意しているため、準備は必要ありません。

2. 運用の負担が軽減できる

クラウドサービスの利用は、データ管理のための負担軽減が実現することもメリットに挙げられます。

自社でデータ管理・運用システムを抱えた場合、メンテナンス・維持費もかかるのが特徴です。サーバーOSのセキュリティパッチの適用やVPNやルーターなどの通信機器のセキュリティパッチの適用などメンテナンスを怠った場合、サイバー攻撃により記録していたデータが漏洩する危険もあります。そのようなトラブルが起きることを想定して、システム維持のための手間と費用をかけないといけません。

クラウドサービスを利用すれば、運用・メンテナンスはサービス会社が行なってくれるため、手間のかかる業務は不要です。

ただし、面倒な作業をやる必要がないと安心して、安易なパスワード設定、パスワードの使い回し、アクセス権を広く設定しすぎるなどの運用をすると情報漏洩のきっかけを生み出す危険性もあるため注意しなくてはいけません。

3. 容量を柔軟に増やせる

クラウドストレージサービスは、保管するデータ量に合わせて容量を選べることもメリットの一つです。会社によっては、膨大なデータを抱えているところ、今は少ないが今後データが増加する予定と、さまざまなパターンがあります。

自社のデータ管理システムでデータ容量を増やす場合、新たに設備を増設する・システム改良などをしなくてはいけません。

しかしクラウドサービス利用の場合、サービス会社に契約変更の連絡をするだけで簡単に容量増減をすることが可能です。サービス会社は利用者のニーズに対応できるために複数のプランを用意しています。

そのプランによって容量の大小が異なり、自分の好きな容量のプランを選択できる仕組みです。契約変更の手続きも簡単なため、自分の好きなタイミングで容量の変更ができます。

4. 簡単に導入できる

クラウドサービスは、契約さえすれば簡単に導入できて利用開始できることもメリットです。サービスによってはクリックだけで数分後には利用開始できます。先述した通り、自社でデータ管理システムを導入しようと試みるとさまざまな準備をする必要があります。また、データ管理システムの利用が初めての場合、利用するのに手間取ってしまい、業務に浸透させるのに時間がかかる場合もあるでしょう。

しかし、クラウドサービスは契約さえすれば、サービス会社がサーバーの設置やネットワーク設定などすべてを代行して運用・メンテナンスをしてくれるため、すぐに業務に導入できます。

操作も簡単なため、従業員に特別な講習をする必要はなく、違和感なく業務に馴染むでしょう。すぐに導入できて業務の即戦力になるのがクラウドサービスの特徴です。

5. データを安全に簡単に共有できる

一つのデータを複数の従業員で共有して自在に閲覧・編集ができるのも、クラウドサービスのメリットです。通常のデータ共有は、1人が複数にメールなどで報告するスタイルでした。この方法だと1人だけに負担がかかり作業時間も長引くため、効率的な業務にはなりません。

しかしクラウドサービスを利用すれば、大勢でデータ管理場所が共有できるため、一人ひとりに連絡をする手間が省けます。ネット環境さえあればどこにいても閲覧・変更が可能なため、自宅でのテレワーク業務・出張で地方に行った際もスムーズな作業が可能です。

誰でも閲覧可能な状態は便利な反面、情報漏洩しやすいという欠点もありますが、管理者が閲覧・編集可能の対象を制限できるため、情報漏洩の対策もできます。特にIDやパスワードが漏洩しただけではアクセスできないようにする端末認証や二要素認証がついたサービスにするとよいでしょう。

クラウドのデメリット

メリットの多いクラウドサービスですが、デメリットともいえる点も存在します。クラウドサービスのデメリットは、自分に適した細かいカスタマイズができない点です。

自社サーバーの自社専用システムであれば詳細なカスタマイズ可能なため、何か変更点があっても対応できます。

カスタマイズを実践するには、専門的な知識・スキルが必須ですが、それに迅速に対応できる人材がいれば、どんな細かいカスタマイズの注文であっても、実現が可能です。サーバー構築やカスタマイズを外注する場合は、非常にコストがかかるため社内に高度なスキルの人材がいる場合にはよいでしょう。

しかし、クラウドサービスをカスタマイズする場合、サービス会社があらかじめ設定した範囲でしかカスタマイズができません。その範囲内でできることで希望を満たせれば問題ないですが、自社システムの利用に慣れている人は物足りないと思うかもしれません。

クラウドサービスを選ぶポイント

クラウドサービスはさまざまなサービスが存在するため、どれを選んでいいのかわからないという方もいるでしょう。そんな方のために、次よりクラウドサービスを選ぶために押さえておくべきポイントを紹介しましょう。

お試し期間がある

クラウドサービス選びでおすすめなのがお試し期間の利用です。サービス会社によっては決められた期間だけ無料で利用できるプランが用意されています。

どのクラウドサービスに決めたらいいのか迷っている、あるいはクラウドサービスそのものを利用しようかどうか迷っているという人もいるでしょう。そのような場合、料金がかかる心配をすることなく自由に使える、お試し期間を試して、実際にクラウドサービスを体験することをおすすめします。

お試し期間の日数はサービス会社によって異なるため、無料期間の設定がどうなっているかしっかりと確認をしておきましょう。そして一つだけでなく複数のサービスを無料利用して、それぞれの機能の違いなどを比較することも大事です。

サポート体制

サポート体制が充実しているかどうかの確認も、クラウドサービス選びにおいては大切な点です。ある程度システム管理に関する知識があればともかく、まったくの知識・スキルがない場合、相談できるところがないとトラブルに対処できません。

充分なサポート体制があるか、確認をしましょう。

おすすめのクラウドストレージサービス

次より、おすすめのクラウドストレージサービスを紹介します。各企業から高い評価を受けており、安心のサービスも充実しているため、初心者でも安心して利用可能です。おすすめクラウドストレージサービスの特徴をそれぞれ紹介しましょう。

ibisStorage

ibisStorage (アイビスストレージ) は、電子帳簿保存法に対応したクラウドサービスです。電子帳簿保存法とは、2024年1月から義務化された制度で、電子化された領収書・請求書は電子データのまま保存する決まりになっています。ibisStorage は、時代の変化に迅速に対応しているため、安心して利用できます。

また、電子帳簿フォルダが搭載されているのも ibisStorage の特徴です。請求書・領収書の電子データが膨大になっても簡単に管理できます。​​

大容量であるため自社ファイルサーバーやNASからの移行にも最適です。

そして大事なデータを保護するゼロトラストセキュリティが搭載されているのも、ibisStorage の特徴です。誰がアクセスしてきたかが把握できるため、外部からのアクセスがあっても安心といえます。

Dropbox

Dropboxは、導入することによって作業効率を大幅にアップできるクラウドサービスです。データの共有に加えて、復元・同期も簡単に行なえるため、安心して利用できるでしょう。

操作方法が簡単で汎用性が高いため、あらゆる分野で活用できるのも、Dropboxの特徴です。建築・メディア・テクノロジー・製造・教育・専門的サービスなど、さまざまな分野にて対応できる操作性の優しさが売りといえます。

さまざまなアプリと連携できるため、ネット環境さえあればどこでも共有可能です。

クラウドサービスを選ぶなら ibisStorage がおすすめ！

ibisStorage (アイビスストレージ) は安全なクラウドシステム「ゼロトラストセキュリティ」を採用しています。承認されたユーザーのみがアクセス可能なため、情報漏洩・不正アクセスの心配はありません。

さまざまなトラブル・脅威からお客様の大切なデータを保護できるのが、ibisStorage の強みです。

また料金もリーズナブルで手軽に始められる上、電子帳簿保存にも対応しています。

フリープランや無料トライアルもあるため、まずは利用してみるとよいでしょう。