ビジネスにおいて議事録を正確に作成することは、会議の成果を次に繋げるための重要なスキルです。 議事録の書き方には、要点を押さえた簡潔なフォーマットといくつかのコツがあり、これらを習得することで、誰が読んでも分かりやすい記録を残せます。 この記事では、具体的な見本や例文を交えながら、議事録を書くコツを基本から分かりやすく解説します。 効果的なフォーマットや作成例を参考に、ビジネスパーソンとしての評価を高める議事録作成スキルを身につけましょう。
目次
そもそも議事録とは？作成する4つの目的を解説
議事録とは、単なる会議のメモではなく、会社の公式な記録として重要な役割を持つ文書です。 その基本を理解し、目的を意識して作成することで、会議がより有効なものとなります。 議事録にはいくつかの種類がありますが、その目的は主に「備忘録」「情報共有」「ToDoの明確化」「認識の統一」の4つに大別できます。 これらの目的を果たすことで、議事録は会議の価値を最大化し、ビジネスを円滑に進めるための不可欠なツールとして機能します。
会議内容の備忘録として情報を正確に残すため
会議での発言や決定事項は、時間が経つと記憶が曖昧になりがちです。 議事録は、誰が何を話し、何が決まったのかという会議内容を正確に記すことで、公式な資料としての役割を果たします。 議論のプロセスや決定の背景を記録しておくことで、後から「言った言わない」といった水掛け論や認識の齟齬が生じるのを防ぎます。 会議中のメモに抜け漏れがあったとしても、録音データなどを元に清書する過程で情報を補完し、客観的な事実に基づいた正確な記録として完成させることが重要です。 この備忘録としての機能が、議事録の最も基本的な役割といえます。
欠席者や関係者への情報共有を円滑にするため
全ての関係者が常に会議へ参加できるとは限りません。 議事録は、やむを得ず会議を欠席した人や、直接の担当ではないものの内容を把握しておくべき他部署のメンバーなどに対して、情報を正確に共有するための有効な手段です。 口頭での報告だけではニュアンスが抜け落ちたり、情報が不正確に伝わったりする恐れがありますが、文書として整理された議事録を参照することで、誰でも会議の決定事項や議論の要点を正確に理解できます。 後からプロジェクトに参加したメンバーが、過去の経緯を把握するための参考資料としても活用され、円滑な業務の引き継ぎやキャッチアップを助けます。
決定事項と担当者（ToDo）を明確化するため
会議で決定した事項を具体的な行動に移すためには、誰が何を行うのかを明確に定義する必要があります。 議事録には、単に決定事項を記載するだけでなく、「誰が（担当者）」「何を（ToDo）」「いつまでに（期限）」というネクストアクションを具体的に明記する重要な役割があります。 これにより、各担当者の責務が明確化され、タスクの実行漏れや遅延を防ぐことができます。 議事録が単なる記録に終わらず、次の行動を促すためのアクションリストとして機能することで、会議の生産性は大きく向上します。 ToDoリストを別に作成する場合でも、議事録にその要点を記載しておくことが重要です。
関係者間の認識のズレを防ぐため
同じ会議に参加していても、議題に対する理解度や話の受け取り方は人によって異なる場合があります。 議事録を作成し、参加者全員でその内容を確認・共有するプロセスは、会議で合意形成された事柄に対する共通認識を醸成するために不可欠です。 会議で出された様々な意見や提案、そして最終的に了承、承認された決定事項を一つの文書に明文化することで、「そういうつもりではなかった」といった後から生じる認識のズレを未然に防ぎます。 このように議事録は、関係者間の合意内容を証明するエビデンスとしての役割も担っており、プロジェクトを円滑に進行させるための土台となります。
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【見本付き】議事録に必須の基本構成と記載項目
分かりやすい議事録を作成するためには、定められた形式に沿って、必要な記載項目を漏れなく記述することが基本です。 Wordや議事録Webサービスなどで作成できる標準的なフォーマットを知っておけば、誰でも情報を整理しやすくなります。 議事録は、読み手が短時間で内容を把握できるよう、通常は1枚から多くても2ページ程度にまとめるのが理想的です。 ここでは、どのような会議でも共通して使える基本的な構成要素を、サンプルのような形式で具体的に解説します。 これらの項目を押さえるだけで、議事録の骨格が完成します。
会議名・日時・場所・参加者などの基本情報
議事録の冒頭には、その文書がいつ、どこで開かれた、何の会議の記録であるかを一目で識別するための基本情報を記載します。 具体的には、「会議名」「開催日時（日付と開始・終了時間）」「開催場所（会議室名やWeb会議のURLなど）」が必須です。 加えて、「参加者（出席者）」の氏名を部署名と共に一覧で記し、誰が議事録をまとめたかを示す「作成者」の名前も明記します。 弊社だけでなく他社の参加者がいる場合は、会社名も忘れずに記載しましょう。 参加者の敬称を「様」で統一するのか、役職名にするのかなど、事前にルールを確認しておくとスムーズです。
会議の議題（アジェンダ）
会議で話し合われるテーマや項目のことを議題（アジェンダ）と呼び、これを議事録に記載することで、読み手は会議の目的や全体の流れを事前に把握できます。 議題は、会議の開催案内のメールや資料に記載されているものを転記するのが一般的です。 箇条書きなどを用いてリスト形式で示すことで、この後続く議論の内容がどの議題に関するものなのかを明確に対応させることができます。 アジェンダを先に示すことは、議事録全体の構成を整理し、読み手の理解を助けるための道しるべとなるため、議論内容を記述する前の重要なステップです。
議題ごとの議論の内容
議事録の最も中心的な部分が、各議題に沿って交わされた議論の内容です。 ここで重要なのは、会議中の会話を一字一句書き起こすのではなく、要点を整理して記録することです。 誰がどのような意見を述べ、どのような質問があり、それに対してどういう回答がなされたのか（Q&A）、重要な発表内容などを、後から読み返して議論のプロセスが再現できるようにまとめます。 発言の主旨を損なわない範囲で簡潔に記述し、発言者名を明確にすることで、責任の所在や意見の背景が分かりやすくなります。 時系列に沿いつつも、関連する発言をまとめるなど、読みやすさを意識した構成が求められます。
最終的な決定事項とネクストアクション
会議の成果物として最も重要なのが、議論を経て到達した最終的な結論です。 議事録では、議論の内容とは別に、この決定事項を明確に分けて記載することが求められます。 各議題に対する決定事項を箇条書きで簡潔に示した上で、「誰が（Who）」「何を（What）」「いつまでに（When）」行うのかという具体的なネクストアクション（ToDo）をセットで明記します。 読み手が会議の結果と、次に自身が取るべき行動を一目で理解できるよう、議事録の最後や冒頭のサマリー部分に総括としてまとめるのが効果的です。 以上のように、行動を促すための項目として明確に示します。
決定しなかった保留事項
会議では、時間的な制約や情報不足により、全ての議題に対して結論が出るとは限りません。 決定に至らなかった事項は、「保留事項」として議事録に明記しておくことが重要です。 これにより、その議題が忘れ去られることなく、次回の会議で再度議論するなど、継続的な検討が必要であることを関係者全員で共有できます。 保留となった理由（例：追加のデータ分析が必要、関係部署への確認待ちなど）や、今後の対応方針が決まっている場合はそれも追記しておくと、より丁寧な記録となります。 その他、補足事項や後から内容に変更があった際の追記欄としても活用可能です。
次回会議の開催予定
会議の最後に次回の開催について合意がなされた場合は、その情報を議事録の末尾に記載します。 具体的には、次回開催の日時、場所、そして予定されている主な議題などを記録します。 この情報を共有することで、参加者は次のスケジュールを念頭に置いた上で、今回決定したタスクの期限設定や事前準備を進めることができます。 もし具体的な日時が未定の場合でも、「○月中に日程調整の上、開催予定」といった形で今後の見通しを記載しておくと、関係者への情報伝達として親切です。 定例会議など、定期的な開催スケジュールが決まっている場合はその旨を明記します。
分かりやすい議事録を作成するための5つの書き方のコツ
議事録は単に情報を記録するだけでなく、会議に参加していない人も含め、誰が読んでも内容を正確に理解できる「分かりやすさ」が最も重要です。 初めて議事録を作成する新入社員でも、いくつかの簡単なコツを押さえるだけで、見やすい文書を作成することが可能です。 ここでは、多くの優秀なビジネスパーソンが実践している、分かりやすい議事録の書き方を5つのポイントに絞って解説します。 これらの手法は、社内研修やビジネス文書講座でも教えられる基本的なテクニックです。
結論から先に書く「PREP法」を意識する
ビジネス文書の基本であるPREP法（Point：結論→Reason：理由→Example：具体例→Point：結論の再提示）は、議事録作成においても非常に有効です。 多忙な読み手は、まず会議の結果を短時間で把握したいと考えています。 そのため、各議題の記述を始める際に、まず「【決定事項】」や「【結論】」として、その議題で何が決まったのかを先に示します。 その後に、その結論に至った背景や議論の経緯を続けることで、読み手は全体の要旨を素早くつかむことができます。 会議全体の要約（サマリー）を冒頭に要約形式で記載するのも、同様の効果が期待できる良い方法です。
「5W1H」を明確にして誰が読んでも分かるようにする
議事録は、その会議の文脈を知らない人が読んでも内容を理解できるように書く必要があります。 そのために不可欠なのが、「いつ（When）」「どこで（Where）」「誰が（Who）」「何を（What）」「なぜ（Why）」「どのように（How）」から成る5W1Hを明確に記述することです。 特に、決定事項やネクストアクション（ToDo）を記載する際は、この5W1Hを意識することで、情報の抜け漏れがなくなり、具体的で誤解のない指示として機能します。 場合によっては、「いくらで（How much）」を加えた5W2Hで情報を整理すると、予算やコストに関する事項がより明確になります。
箇条書きを使い情報を整理して見やすくする
文章が長く続くと要点が分かりにくくなり、読み手の負担が増加します。 決定事項、ToDo、議題、複数の意見などを列挙する際には、積極的に箇条書きを用いることで、情報を視覚的に整理し、格段に見やすくすることが可能です。 箇条書きの際には、インデント（字下げ）を使って情報の階層構造を示したり、内容に応じて記号（・、■、-など）や矢印（→）を使い分けたりする工夫も効果的です。 また、文末を「～を確認する」「～を導入」といった体言止めに統一すると、文章がリズミカルになり、全体が引き締まった印象になります。 適度な改行も読みやすさの向上に繋がります。
発言内容だけでなく発言者名も明記する
誰がその発言をしたのかを明確にすることは、議論の背景や文脈を理解し、発言の責任の所在を明らかにする上で非常に重要です。 特に、プロジェクトの方針を左右するような重要な意見、提案、質問などについては、その内容とセットで必ず発言者名を記載します。 発言者の表記は、「〇〇部長：」のように役職を付けたり、「△△氏：」と敬称を付けたりするのが一般的です。 社内向けのフランクな会議では、参加者間の合意のもと「（〇〇）」と敬称略で記載するなど、TPOに応じたルールを統一しておくと良いでしょう。 これにより、後から内容について確認したい場合の問い合わせ先も明確になります。
事実と個人の意見は分けて記載する
議事録は、会議で起こったことを客観的に記録する公式文書です。 そのため、作成者個人の意見や感想を、あたかも会議中の事実であるかのように記述してはいけません。 会議で出た意見や決定事項といった「事実」と、作成者が補足として加えたい「所感」や「意見」は、明確に区別して記載する必要があります。 もし補足情報を加えたい場合は、「（補足）」や「【所感】」といった見出しをつけ、それが客観的な事実ではないことを明示します。 参考資料からの引用がある場合も出典を明記するなど、事実とそれ以外の情報を明確に切り分けることで、議事録の信頼性が高まります。 「私は～と考える」といった私的な表現は避けましょう。
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やってはいけない！評価が下がる議事録のNG例
せっかく時間をかけて議事録を作成しても、ポイントを押さえていないと「分かりにくい」「情報が抜けている」と評価が下がってしまうことがあります。 質の高い議事録を目指すには、良い例を学ぶだけでなく、避けるべきNG例を知っておくことも重要です。 ここでは、初心者が陥りがちな、読んだ相手が「わからない」と感じてしまう典型的な失敗例を3つ紹介します。 これらのNG例を反面教師として、自身の作成する議事録に抜けがないかチェックしましょう。
発言をそのまま書き起こしただけの「文字起こし」状態
議事録作成で最もやってはいけないNG例の一つが、会議中の発言を一言一句そのまま書き起こすことです。 これは議事録ではなく、単なる「文字起こし」に過ぎません。 話し言葉には、脱線や冗長な表現、繰り返しなどが多く含まれるため、そのまま記録すると情報量が過多になり、結局何が重要なのかが分からなくなってしまいます。 会話形式の記録は読むのに時間がかかり、読み手に大きな負担を強いる結果となります。 議事録の役割は、議論の中から要点を抽出し、整理・要約して伝えること。 発言をそのまま記録するのではなく、編集者の視点を持つことが求められます。
誰が何をするのか（ToDo）が分からない
会議の主な目的は、次のアクション、つまりToDoを決めることです。 議事録を読んでも、結局「誰が」「何を」「いつまでに」するのかが分からない状態では、その価値は半減してしまいます。 「新機能について検討を進める」といった曖昧な記述では、誰も具体的な行動に移せません。 良い議事録には、必ず担当者名、具体的なタスク内容、そして実行期限の3つがセットで明確に記載されています。 このToDoに関する情報が抜けていたり、内容が不明確だったりする議事録は、会議の成果を次に繋げられないため、最も避けなければならないNG例です。
専門用語や社内用語が多くて伝わらない
議事録は、会議の参加者だけでなく、他部署の社員や、場合によっては社外の取引先といった、専門家ではない人が読む可能性もあります。 特定の部署や業界でしか通用しない専門用語や社内用語を説明なく多用すると、読み手によっては内容が全く理解できません。 特に、お客様やクライアント、外部のコンサルタントなどと共有する可能性がある議事録では、誰が読んでも分かるような平易な言葉を選ぶ配慮が不可欠です。 やむを得ず専門用語を使用する場合には、注釈をつけて簡単な説明を補うなど、読み手の知識レベルを想定した工夫が求められます。
スムーズな作成は会議が始まる前の準備で決まる
質の高い議事録を効率的に作成するスキルは、会議中のメモ取り技術だけで決まるわけではありません。 実は、会議が始まる前の「事前準備」こそが、その成否を大きく左右します。 しっかりと準備をしておくことで、会議の要点を的確に捉えやすくなり、議事録作成にかかる時間を大幅に短縮できます。 研修会やセミナーの記録を取る際にも応用できる、会議前に必ず行っておきたい3つの準備について解説します。 このひと手間が、会議後の作業を格段に楽にします。
会議の目的とゴールを事前に把握しておく
議事録作成における最も重要な準備は、その会議が「何のために（目的）」開かれ、「何が決まれば成功なのか（ゴール）」を正確に把握しておくことです。 会議の目的が情報共有なのか、意思決定なのか、あるいはアイデア出しなのかによって、記録すべき情報の優先順位は大きく異なります。 事前に会議の招集案内や配布資料を熟読し、目的とゴールを理解しておくことで、議論の流れの中でどの発言が重要かを判断しやすくなります。 開会の挨拶だけでなく、会議全体の方向性を意識することで、的を射たメモを取ることが可能になります。
議題に合わせて議事録のテンプレートを用意する
会議が始まってから白紙のPC画面やノートにメモを取り始めるのは、非効率的で情報の抜け漏れを引き起こす原因となります。 会議の前に、議題（アジェンダ）に目を通し、それに沿った議事録のテンプレート（雛形）を作成しておきましょう。 会議名、日時、参加者といった基本情報と、各議題のタイトルをあらかじめ記入したフォーマットを用意しておけば、会議中は議論の内容をメモすることに集中できます。 このテンプレートを準備する一手間が、会議中の焦りをなくし、後の清書作業の時間を大幅に削減することに繋がります。
参加者の役職と氏名の一覧を準備しておく
会議中に誰が発言したのかを正確に記録するためには、参加者を事前に把握しておくことが不可欠です。 特に、普段あまり接点のない他部署の社員や社外の人が参加する会議では、顔と名前、役職が一致しないことも少なくありません。 事前に出席者リストを入手し、部署、役職、氏名を一覧にしたものを手元に準備しておきましょう。 可能であれば座席表と照らし合わせながらメモを取ることで、「あの発言は誰だったか」と後で悩む事態を防ぎ、発言者と発言内容を正確に対応させて記録することができます。
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会議中のメモで聞き逃しを防ぐテクニック
事前準備を万全にしても、会議中のメモ取りがうまくいかなければ、質の高い議事録は作成できません。 議論は常に想定通りに進むとは限らず、発言のスピードに追いつくのは容易ではないからです。 限られた時間の中で、書記として要点を正確に、かつ効率的に記録するためには、いくつかのテクニックが役立ちます。 手書きでもPCでも活用できる、聞き逃しを防ぎ、30分程度の短い会議でも要点を押さえるためのメモの取り方を紹介します。 ホワイトボードの記述も参考にしましょう。
日時や費用など重要な数字は最優先で記録する
会議の議論の中で登場する日時、費用、数量、パーセンテージといった具体的な「数字」は、決定事項の根幹をなす非常に重要な情報です。 これらの数字は記憶に頼ると間違いやすく、後から確認するのも困難な場合が多いため、会話の中で数字が出てきたら、他のどの情報よりも優先して正確にメモを取ることを心がけます。 特に、予算に関する金額やプロジェクトのスケジュールに関わる日付は、一桁違うだけで大きな問題に発展しかねません。 もし聞き取れなかった場合は、曖昧なままにせず、その場で勇気を出して確認することが重要です。
記号や略語を自分なりに決めて時短する
会議中の発言スピードに、手書きやタイピングが追いつかないのは当然のことです。 全ての言葉を正確に書き取ろうとすると、重要なポイントを聞き逃す原因になります。 そこで有効なのが、自分だけが分かる記号や略語のルールを決めておき、メモを楽に、かつスピーディーに取れるように工夫することです。 例えば、決定事項は「☆」、ToDoは「T」、課題は「△」といった記号で区別したり、頻出する単語を「PJ（プロジェクト）」「MTG（ミーティング）」のように略したりします。 このような自分なりのルールを事前に作っておくことで、思考を中断することなく、効率的に要点を記録できます。
音声録音ツールを併用して聞き逃しに備える
どれだけ集中していても、重要な部分を聞き逃してしまったり、後から発言の正確なニュアンスを確認したくなったりする場面はあります。 そうした万が一の事態に備え、メモを取る作業の補助として、ICレコーダーやスマートフォンのアプリで会議の音声を録音しておくことをお勧めします。 録音データがあれば、聞き取れなかった箇所を後から正確に確認できるため、精神的な余裕を持ってメモ取りに集中できます。 ただし、録音に頼りすぎると清書に膨大な時間がかかるため、あくまで補助的な手段と位置づけましょう。 また、会議を録音する際は、情報管理の観点から必ず事前に参加者の許可を得るのがマナーです。
議事録作成の効率を上げるツールの活用法
議事録の作成は、丁寧に行おうとすると多くの時間と労力を要する作業です。 しかし近年、AI技術の進化により、この作業を劇的に効率化する便利なITツールが数多く登場しています。 文字起こし精度も上がり、議事録作成も自動化され、録音の記録も残り、大幅な議事録作成工数が削減できます。 ここでは、議事録作成の負担を軽減し、本来の業務に集中するための時間を生み出すツールの具体的な活用法と、利用上の注意点を解説します。
音声データを自動でテキスト化する文字起こしツール
会議の音声を録音したデータをアップロードするだけで、AIが自動的に音声を認識し、テキストデータに変換してくれるのが「文字起こしツール」です。また、会議自体をWebサービスの画面で録音ボタンを押してリアルタイムに文字起こしができるツールもあります。 このツールを活用することで、議事録作成において最も時間がかかる作業であるテープ起こしを、ほぼ自動化することが可能になります。 ツールによっては、複数の話者を識別して「話者A」「話者B」のように発言者ごとにテキストを分離してくれる機能もあり、議論の流れを追いやすくなります。英語の会議など多言語に対応しリアルタイム翻訳に対応したWebサービスもあります。 AIの精度は100%ではないため、最終的には人の目による確認と修正が必要ですが、ゼロから手作業で行うのに比べれば、作業時間を大幅に短縮できます。
長文を要約してくれるAIアシスタントツール
文字起こしツールで作成した長文のテキストデータや、自身で取ったメモの文章をAIが解析し、要点をまとめてくれる「議事録作成機能」も議事録作成の強力な味方です。 議事録作成処理も文字起こし完了と同時にゼロクリックで作成してくれるAI議事録サービスもあります。ただし、AIの出力は必ずしも正確ではないため、最終的には必ず元の内容と照らし合わせ、事実確認を行うことが不可欠です。
ツール利用時に注意すべきセキュリティ対策
議事録作成を効率化するツールは非常に便利ですが、利用にあたってはセキュリティ対策に細心の注意を払う必要があります。 会議の内容には、社外秘のプロジェクト情報や個人情報など、機密性の高い情報が含まれることが多々あります。 安易に外部のオンラインツールに音声データやテキストをアップロードすると、情報漏洩のリスクに繋がる可能性があります。 ツールを利用する前には、自社のセキュリティポリシーを確認し、会社から利用を許可されているサービスかを確認しましょう。 利用規約を読み、データがAIの学習に利用されないかなどを確認し、必要であれば上長のサインを得るなど、適切な手順を踏むことが重要です。
まとめ
議事録の書き方は、日々の打ち合わせやミーティングから、重要な商談、営業、役員会に至るまで、あらゆるビジネスシーンで求められる基本的なスキルです。 オンライン会議やインタビュー、講演など、その対象は多岐にわたります。 正しいつけ方をマスターすれば、英語の会議でも応用が可能です。 重要なのは、本記事で解説した目的の理解、基本フォーマットの遵守、そして分かりやすく書くためのコツを実践することです。 文末は「である調」で簡潔にまとめ、敬語を適切に使い分け、完成後は速やかにメールで共有します。 もし訂正や追加の依頼があれば、と受け止め迅速に対応する姿勢が信頼に繋がります。
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