法人向けクラウドストレージは、企業向けに用意されているオンラインストレージのサービスになります。
導入の際は、さまざまなサービス・プランがあるからこそ、選び方にこだわることが重要になります。
そこで今回は、法人向けクラウドストレージの特徴を解説したうえで、自社に合った選び方を紹介していきます。
法人向けクラウドストレージを取り入れたいと検討している企業担当者は、ぜひ参考にしてください。
法人向けクラウドストレージとは
法人向けクラウドストレージは、企業などの事業者向けに展開されているオンラインストレージサービスです。
法人向けクラウドストレージには、主に以下のような特徴があります。
- 大容量～無制限のプランがある
- セキュリティ関係の機能が豊富
- 料金は主に利用ユーザー数によって変動
- ビジネスで使える各種アプリケーションと連携できる
- 法人専用のサポート窓口あり
各種ビジネス文書や動画、画像などを保存する際に、法人向けクラウドストレージの利用は効果的です。
特に容量が大きいこと、または無制限であることは、便利に活用できるポイントといえます。
また、チームで活用するからこそ情報漏洩リスクを抑えるべく、暗号化や管理者設定などのセキュリティ機能が豊富にあることも大きな強みです。
個人向けクラウドストレージとの違い
法人向けクラウドストレージを利用する際は、個人との違いもチェックしておきましょう。
実際に法人向けプランを利用するうえで「個人プランとは何が違うの？」と疑問を抱いている人は多いでしょう。
主な違いは、以下の点が挙げられます。
- 容量の違い
- 料金の違い
- 機能の違い
特に容量の違いは大きく、個人向けクラウドストレージは、容量が5GB～100GB程度と限定的です。
無制限で利用できることは少なく、無制限で利用したい場合は法人向けプランを利用できないか別途相談が必要となります。
もしくは、個人向けの無制限クラウドストレージに移行するなどの対処が必要になるでしょう。
さらに料金については、やはり法人向けのほうが高い傾向にあり、それは法人向けプランのほうが機能面の充実度が高いためです。
法人向けクラウドストレージには、多くのファイルを保存したり複数の人が関わったりするため、強固なセキュリティ体制が求められます。
そのため機能を比較すると法人のほうが充実度は高く、個人向けは最低限の機能のみが備わっている形になります。
とはいえ個人向けも利用するうえで危険というわけではなく、小規模事業者は個人向けプランで事足りるケースも少なくありません。
法人向けクラウドストレージの選び方のポイント
ここからは、法人向けクラウドストレージを選ぶときのポイントを整理していきましょう。
法人向けとして提供されているクラウドストレージは豊富にあるため、会社ごとの違いを理解したうえで、選ぶ際は主に下記のような点で比較していくことが重要です。
- 自社に合ったプランを選べるか
- セキュリティに関する機能は充実しているか
- 他社と比べてコストパフォーマンスは良いか
- サポート体制は整っているか
- 電子帳簿保存法に対応しているか
- 無料トライアルはあるか
クラウドストレージを利用する際は、法人向けの場合はある程度高い費用のサブスク料金がかかります。
選び方に失敗すると、無駄に多くのコストが出てしまう場合があるため、それぞれのポイントはしっかりチェックしておきましょう。
1. 自社に合ったプランを選べるか
まずは、自社に合ったプランを選べるかどうかが重要なポイントになります。
クラウドストレージは、サービスごとに複数のプランを展開していることが多く、プランによって容量や機能、利用できる人数などは異なります。
そのため、より自社に合ったプランを選択するのであれば、プランのバリエーションが多いクラウドストレージからチェックしていくと良いでしょう。
その際は、利用できる容量や機能、セキュリティ水準、サポートの充実度などを細かく見ていくことが大切です。
2. セキュリティに関する機能は充実しているか
法人向けクラウドストレージを選ぶときは、セキュリティ機能の充実度をよくチェックしておくことをおすすめします。
法人の場合、個人よりも多くの重要データを保管するため、情報漏洩にはより厳しく備える必要があります。
クラウドストレージはオンライン上にさまざまなデータを保管し、社外からもアクセスできるという性質ゆえに、セキュリティリスクがやや高いことが課題です。
実際にクラウドストレージがサイバー攻撃の対象になることはあり、万が一情報漏洩が起これば、重大な信用問題に発展するでしょう。
そのため法人向けストレージを多く利用する企業は、セキュリティ機能に優れたサービスを選ぶことが最重要事項といっても過言ではありません。
クラウドストレージには管理者設定や多要素認証システム、暗号化、ログ管理などさまざまなセキュリティ機能があるため、何が利用できるのかよくチェックしたうえでプランを選択することが重要です。
3. 他社と比べてコストパフォーマンスは良いか
クラウドストレージの料金は会社ごとに異なるため、一社を見て気に入ったからといって、安易に決めないほうが良いでしょう。
可能な限り料金は比較検討したほうが、よりコストパフォーマンス良く利用できるクラウドストレージを見つけるうえでは効果的といえます。
ただし、単純に法人向けプランという名前のみで比較するのはあまり意味がないため、容量や利用できる機能などの条件をそろえたうえで比較することが大切です。
そのうえで最もお得に利用できる法人向けクラウドストレージを選んだほうが、料金面での不満は感じにくくなります。
4. サポート体制は整っているか
法人向けクラウドストレージを選ぶときは、サポート体制についてもよく調べておきましょう。
比較ポイントは次のとおりです。
- どのような連絡手段で相談できるか（電話・チャットなど）
- 相談可能な時間はいつか
- どのような範囲まで相談できるか
法人向けクラウドストレージには専用のサポート窓口が利用できることが多いですが、相談方法や対応可能な時間などはあくまでプランによります。
なお、より上位のプランは24時間365日相談できたり、ビジネスコンサルタントのようなかたちでクラウドストレージ活用方法についてアドバイスを受けられたりします。
手厚いサポートを希望する場合は、できるだけ相談しやすさを感じられるプランを検討しましょう。
5. 電子帳簿保存法に対応しているか
法人向けクラウドストレージを選ぶときは、電子帳簿保存法に対応しているかどうか調べることも大事です。
実際に書類の電子保存を始めるにあたって、クラウドストレージの導入を検討している企業は多いでしょう。
電子帳簿保存法では、取引や国税に関係する書類を、要件を満たすことで電子保存ができるようになっています。
その際の保存場所の選択肢にはクラウドが挙げられるため、要件を守って安全に電子化した書類を保管するには、クラウドストレージ自体が電子帳簿保存法に対応していることが望ましいです。
たとえば紙で受け取った領収書や請求書などは、電子帳簿保存法でスキャナ保存ができるため、スキャナとの連携設定による保存の効率化機能があれば、電子帳簿保存法に対応しつつ業務効率化も見込めるでしょう。
電子帳簿保存法に則り、さまざまな書類を電子保存する場合は、クラウドストレージに電子帳簿保存法対応の機能があるか積極的にチェックしましょう。
6. 無料トライアルはあるか
法人向けクラウドストレージを選ぶ際は、無料トライアルの有無を確認することも重要です。
クラウドストレージは初期費用がほとんどかからないサービスですが、契約すれば月間または年間払いでサブスク料金がかかります。
そのため導入前は、料金面での失敗を防ぐために、無料トライアルで操作性や使い勝手を試してみたいと考える人は多いでしょう。
クラウドストレージの無料トライアルでは、基本的に有料契約しているときと同様に機能を使うことができるため、使用感を確かめるのには最適です。
「利用するかわからないため、まずは試したい」
「実際の操作性を知りたい」
などの要望があるときは、無料トライアルのある法人向けクラウドストレージから試してみると良いでしょう。
法人向けクラウドストレージ導入における注意点
法人向けクラウドストレージを導入する際は、以下の点に主に注意しましょう。
- 業務フローが変わる場合は現場の混乱を招く恐れがある
- 機能の持て余しに注意する
- セキュリティリテラシーを高めた使い方をする
法人向けクラウドストレージには便利に利用できる特徴が多々ありますが、会社によっては持て余す場合もあるため、あくまで自社に合った使い方ができるかどうかが重要となります。
状況によっては、クラウドストレージを導入したことで現場が混乱し、かえって業務効率が落ちてしまった…というケースもあるかもしれません。
1. 業務フローが変わる場合は現場の混乱を招く恐れがある
法人向けクラウドストレージを導入する場合、これまでクラウドストレージを使ってこなかった企業は、業務フローが変わることでさまざまな混乱が生まれる可能性があります。
そのためどのような混乱を招くのか事前に整理し、現場に対して配慮のあるクラウド移行を進めることが大切です。
特にクラウドストレージについてなじみのない企業は、これまでとまったく違うやり方になり、業務効率が落ちる可能性も考えられます。
しかし、これは最初だけです。書類を探すコスト（人件費）や書類の情報共有をするコスト（人件費）は、紙に比べて圧倒的に効率的です。 運用マニュアルを用意して、社員に使ってもらい、導入後は利用者が慣れるまでは権限のある人が正しく運用されているかをチェックしていくことが重要です。慣れてしまえば、書類を探すコストや書類の情報共有するコストの低さに満足していくことでしょう。
2. 機能の持て余しに注意する
法人向けクラウドストレージは、解説してきたように多機能でセキュリティ水準も高く、機能によっては容量にも制限がない場合があります。
多機能なクラウドストレージはより便利に活用できますが、企業によっては、結果として持て余してしまう可能性もあるでしょう。
特にそこまで頻繁にクラウドストレージへの保存は行わず、たまに必要に応じて使う程度…という企業などは、無制限であることや高機能なセキュリティは不要な場合があります。
そのため機能の持て余しには十分に注意し、自社に合った使い方ができるプランかどうかは、最後までじっくり検討しましょう。
プランが合っていないと感じたときは、契約後も適宜見直すことが大切です。
3. セキュリティリテラシーを高めた使い方をする
法人向けクラウドストレージは、セキュリティリテラシーの高い利用を心がけましょう。
クラウドストレージには多くの重要ファイルを保存して運用していくため、セキュリティ意識の低い行動は、情報漏洩などのリスクを高めることになります。
セキュリティリスクを抑えるには、機能を充実させることも大事ですが、利用者自身もセキュリティ意識を高く持つことが重要ということです。
特に社員のパスワードの漏洩で不正侵入されることはリスクが大きいため、端末認証などの多要素認証があるシステムにするとよいでしょう。
必要に応じてクラウドセキュリティにかかわる研修を実施したり、想定される驚異の内容や被害事例について理解を深めたりすることが大切です。
まとめ
法人向けクラウドストレージは、法人がビジネスを展開するうえで、さまざまなデータをオンラインで保管しておけるサービスです。
個人向けプランと違って法人向けクラウドストレージは、大容量でセキュリティ水準が高く、業務効率化に役立つ便利な機能がさまざま搭載されています。
その分料金は高くなることも多いですが、クラウドストレージがもたらす業務効率化の効果は大きく、現在も需要は伸びています。
法人向けクラウドストレージを選ぶ際は、事業者が多いからこそさまざまな点にこだわることが大切です。
自社に合うかどうかをよく考え、最適のプランで法人向けクラウドストレージを運用していきましょう。
