オンラインストレージのアクセス権限とは?メリットデメリットや注意点を解説

データを大勢で共有できるオンラインストレージは、各ビジネスシーンにおいて重宝されている便利なツールです。オンラインストレージは便利な反面、情報漏洩などのトラブルの原因にもなっているため、セキュリティ体制も万全にしないといけません。

オンラインストレージのセキュリティにおいて重要な機能がアクセス権限です。今回は、オンラインストレージのアクセス権限の特徴、デメリット、注意点などについて詳しく解説します。

また、共有ファイル管理にお悩みの方は、安心・安全なクラウドシステムの提供が可能な ibisStorage (アイビスストレージ) の導入をご検討ください。

オンラインストレージにアクセスする権限とは?

オンラインストレージにおけるアクセスの権限とは、オンラインストレージに保存されているデータを閲覧・編集できる権限を設定・管理する機能です。

オンラインストレージは、ストレージ内に保存してあるデータを複数で共有できるメリットがあります。簡単に共有できるため、一人ひとりにデータを報告する手間がかからず、データ変更があっても大勢が迅速に確認することが可能です。

ただし、誰でも簡単に閲覧・編集ができると、操作ミスによるデータ消失・情報漏洩・不正アクセスといったトラブルも起きやすくなります。

オンラインストレージは、閲覧・編集の権限を持っているたった1人の従業員のちょっとしたミスで、大きな損害を受ける危険性があるといっていいでしょう。

そのようなトラブルを防止するための機能がアクセス権限の制限設定です。オンラインストレージの管理者が、ファイル・フォルダ・ユーザーごとに閲覧・編集といった項目を選択して設定できます。

このフォルダは閲覧のみ・このファイルは誰でも編集可能といった具合に、そのデータの重要性に合わせて、自由に設定することが可能です。

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オンラインストレージのアクセス権限を明確にするメリット

オンラインストレージのアクセス権限を操作すると、以下のようなメリットが発生します。

  1. 情報漏洩リスクが低減できる
  2. セキュリティ体制の強化に繋がる
  3. 情報管理の効率化できる
  4. コンプライアンス対応の強化ができる
  5. 責任の所在の明確化される

次より、それぞれのメリットの内容について、詳しく説明しましょう。

1. 情報漏洩リスクが低減できる

オンラインストレージのアクセス権限を明確にすると、情報漏洩・流出の防止につながります。

情報管理の甘さによる情報流出によって起きるのが、実質的な経済的損害に加えて社会的な信用度の損失です。

長年にわたって積み上げてきた信用が瞬時に消失してしまうのが、情報漏洩の怖さといえます。

アクセス権限の設定を明確に行なえば、情報漏洩の防止が可能です。重要なデータを一部のユーザーのみ閲覧・編集という設定にしておけば、情報漏洩・データ消失・改ざんといったミスも簡単には起きません。

2. セキュリティ体制の強化に繋がる

アクセス権限の設定を明確にすることによって、社内のセキュリティ体制の強化が実現可能です。情報漏洩の防止も実現しますが、各フォルダ・ファイルにアクセス権限の設定をすることによって「このデータは最重要である」という表示にもなります。

数多いデータにそれぞれ細かいアクセス権限を設けることによって、データの重要性を提示できるため、セキュリティ体制がより強固なものへとつながるでしょう。

3. 情報管理の効率化ができる

情報管理の効率化も実現するのが、アクセス権限の明確化のメリットです。通常の情報管理の場合、管理者に該当する人間が複数の従業員・データに目を通して、管理をする必要があります。一人ひとりに連絡をとり確認をするため多くの時間と手間を費やすことになり、効率的に業務を進めることができません。

連絡ミスがあった場合それによってトラブルに発展する可能性もあり、その処理に追われ、ますます業務に支障をきたすでしょう。

しかし、アクセス権限制限の明確化をした場合、データ管理を一括でできるため効率化をはかれます。一人ひとりに連絡をする必要がなく情報伝達をスムーズに行なうことが可能です。

4. コンプライアンス対応の強化ができる

オンラインストレージのアクセス権限の操作は、コンプライアンス対応の強化という効果もあるのが特徴です。

コンプライアンスは規定を作成したとしても、従業員一人ひとりが責任感を自覚していないと、コンプライアンス対応の強化は達成できません。たった1人の軽薄な行動がコンプライアンス違反となり、それが原因でネット上の「炎上」につながる危険性もあります。

しかし、オンラインストレージであらかじめアクセス権限の制限をしておけば、従業員によって業務内容が制限されるため、軽薄な行動が取れません。

そして「あのデータは制限がかかっているから、社内の重要な情報である」という意識も自然と身に付きます。業務効率化だけでなく、コンプライアンス対応の自覚も自然に根付くのも、アクセス権限制限の特色です。

さらに監査ログ機能があるサービスであれば、ファイルの閲覧やダウンロード、権限変更などのログが残ります。これにより従業員によるファイルの不正持出し等が発生したときは、不正競争防止法や裁判等の証拠になります。また監査ログで記録されていることを全従業員に周知しておくことで不正はすぐにバレるということが認知され不正の抑止力になります。

5. 責任の所在が明確化される

オンラインストレージにおけるアクセス権限の制限は、トラブル発生時の責任の所在をわかりやすくします。データのアクセスを設定すれば、何かミス・トラブルがあったとしても、そのフォルダ・ファイルの利用者は限られているため、すぐにわかる仕組みです。

従来の管理方法の場合、トラブル再発防止のために原因究明をしようとしても、原因がわからないといったパターンに陥ることが少なくありません。

しかし、オンラインストレージのアクセス権限制限を導入すれば、人員の業務も限られるため、ミスの原因究明も円滑に進めることが可能です。さらに監査ログ機能があれば具体的に誰が、いつ、どの接続元IPでどのような操作を行ったかが分かります。それによってミスの再発防止の対策も具体的に立てやすくなります。

ibisStorage は、高性能ファイル保護機能、柔軟に対応可能なアクセス権限コントロール機能を搭載しています。誰がいつどのように資料をダウンロードしたか等もわかる機能もついており、初めてのご利用でも安心・安全なクラウドシステムを提供して、お客様の業務のDX化 (デジタルトランスフォーメーション) をサポートすることが可能です。

オンラインストレージのアクセス権限の設定の方法とポイント

オンラインストレージのアクセス権限を利用するには、どういう手順を踏めばいいのか説明します。

1. 制限する対象を決める

アクセス権限制限の設定をする前に、制限するデータ・ユーザーをどうするか、しっかりと決めておきましょう。データ・ユーザー・グループと細かい設定が可能なので、どこにどういう権限を与えるか、事前に決めることが大事です。

2. オンラインストレージサービスの設定画面から設定

次にやることは、オンラインストレージの設定画面で実際にアクセス権限を設定する作業です。登録しているオンラインストレージにログインして操作画面から設定を選び、アクセス権限制限を決定します。

データ・ユーザー・グループとそれぞれを設定しないといけないため、何にどの権限制限があるのか、混乱しないようにしましょう。この際の設定を間違えると、公に閲覧を認めていない大事なデータを公開するといった失敗をしてしまいます。

※ アクセス権限がついていないサービスもあるので、ついているものを選ぶようにしましょう。

3. 共有リンクの発行

共有リンクを発行することも可能です。この機能はすべてのオンラインストレージサービスに適用されているわけではありません。

共有リンク機能で社内だけでアクセスできるリンクもあれば、ログイン不要で誰でもアクセス可能なリンクを発行することができるサービスもあります。

ただし誰でもアクセス可能なリンクの発行を全従業員に与えてしまうと人的ミス社外の人に送った後にリンクが漏洩したり、Google検索にヒットしてしまい危険にさらされる場合があります。社外でもアクセス可能な共有リンク作成は慎重に利用する必要があります。

4. 専用ソフトの利用

オンライストレージの種類によっては、専用アプリも用意されています。アプリがあればスマホなどでどこでも気軽にサービスが利用できます。

ただし、サービスによってはブラウザ版のみしかない場合もあり、この場合はアプリで使えずスマホのブラウザからログインしないといけません。

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ibisStorage は安全なクラウドシステム「ゼロトラストセキュリティ」を提供しているのが特徴です。このセキュリティは「誰がどの端末からアクセスしたのか」が解析できるシステムのため、承認されたユーザーのみがアクセス可能になります。

会社貸与のパソコンからのみアクセス可能とし、自宅のパソコンからアクセスできなくすることが可能です。これにより従業員による不正持出しを防ぐことができます。

さまざまなトラブル・脅威からお客様の大切なデータを保護できるのが、ibisStorage の強みです。フリープラン無料トライアルもありますので、まずはお試しから利用することをおすすめします。

・参考:Googleドライブの共有管理を怠ることで起こる危険性と対策

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