テレワークにおいて重要なのは、テレワークができる環境・利用するツールを把握して、準備をすることです。
今回は、テレワークを効率的に行うためのデータ・ファイル共有の方法、専門サービスなどについて、詳しく解説します。
テレワークの導入を検討している方、これからテレワークを始めようという方は、ぜひ参考にしてください。
また、共有ファイル管理にお悩みの方は、安心・安全なクラウドシステムの提供が可能な ibisStorage (アイビスストレージ) の導入をご検討ください。
目次
テレワークでファイル共有に必要な環境
テレワークおよびテレワーク業務でファイル共有ツールを導入する際は、導入前に業務が可能な環境を整える必要があります。そのための重要なポイントは以下の3つです。
- インターネット環境
- パソコン
- ファイル共有に関するルール
3つのポイントの特徴について、それぞれ説明します。
1. インターネット環境
テレワーク・ファイル共有で必須なのがインターネット環境の準備です。今では誰でもスマホなどネット環境を所有していますが、テレワーク・ファイル共有を円滑に進めるためには固定回線・高速の通信速度を用意するといいでしょう。
モバイルルーターでも業務は決して不可能ではありません。しかし通信速度に余裕がないと、ファイルのアップロード・ダウンロード・ビデオ通話でのWeb会議などが、円滑に行えないケースもあります。100〜300Mbpsほどの通信速度をキープしておくことがおすすめです。
2. パソコン
テレワーク・ファイル共有ではパソコンの用意もしましょう。テレワーク業務は、書類作成・プログラミングなど大きな画面で行なう業務がほとんどで、小さいサイズのタブレットなどでは業務を円滑に進められません。
テレワークは在宅業務のため持ち運びに便利な機能性は必要ありません。出社と在宅混在でなければノート型ではなく、画面の大きいデスクトップ型のパソコンを用意しましょう。
また、Web会議などに対応できるカメラ・マイクの準備が必要です。パソコンに搭載されていない場合は、外付けのカメラ・マイクを準備する必要があります。
3. ファイル共有に関するルール
社内のファイル共有のための環境はどうなっているのか、しっかりと把握することも重要です。会社におけるファイル共有の環境は、ファイルサーバー・NAS・外部のファイル共有サービスの利用など、さまざまな種類があります。
また、操作方法・情報漏洩を防止するための禁止事項などにも違いがあるのが特徴です。これらのポイントを把握していないと、業務の非効率化・情報漏洩などが起きます。
自分が使うファイル共有方法はどのような仕組み・ルールが設定されているのか、しっかりと理解をしてから業務に取り掛かりましょう。
テレワークで便利で簡単なファイル共有方法
テレワークにおいて効率的にファイル・データ共有を行なうためには、以下の方法があります。
- セキュアなファイル転送サービスを使う
- オンプレミス型ファイルサーバーを使う
- クラウド型ファイル共有サービスを使う
次よりそれぞれのサービスの特徴を説明します。
1. セキュアなファイル転送サービスを使う
ファイルのやり取りをする際は、セキュアなファイル転送サービスを利用する方法もあります。Web上にファイルをアップロードして、相手に転送する仕組みです。容量の大きいファイルを負担なく転送可能・コストがかからないといったメリットがあります。
転送する際は、相手型にダウンロード用のURL・パスワードを教える必要があり、また複数での共有がやりにくいといった点がデメリットです。主にメールの添付ファイル代わりに使うものです。
2. オンプレミス型ファイルサーバーを使う
オンプレミス型ファイルサーバーとは、自社に設置したサーバー機器を使ってファイル管理をするためのサーバーです。
自社で保有しているためカスタマイズがしやすい点、事前にセキュリティ体制を構築できる点がメリットです。
ただし、管理するための知識とスキルが必要であること、機器の設置のための初期費用がかかるというデメリットがあります。
3. クラウド型ファイル共有サービスを使う
クラウド型ファイル共有とは、インターネット上でファイルなどのデータ管理をして、それを複数人で共有する方法です。オンラインストレージやクラウドストレージと呼ばれることもあります。
クラウド型ファイル共有は専門のサービス会社があり、無料で利用できます。より高度な機能・保存容量を希望する場合は有料でのプランに移行することも可能です。
自社サーバーなど機材の準備をする必要がないため、手間をかけずにファイル共有ができます。大勢が簡単に利用できるメリットがありますが、その分、情報漏洩・不正アクセスが起きやすいといったリスクもあるため、管理を厳重に行なわなくてはいけません。
自社でファイル共有のシステムを構築するのが難しいという方は、ibisStorage (アイビスストレージ) の導入をおすすめします。
豊富な機能・高度なセキュリティシステムを備えており月額料金も格安なので、 自社でシステムを設置する余裕がないといった法人でも、負担なくご利用できます。
テレワークのファイル共有おすすめサービス
テレワークにて導入するファイル共有サービスはどれを選んでいいのか、迷っている方もいると思います。ここでは製品をいくつか紹介します。
ibisStorage
| サービス名 | ibisStorage |
|---|---|
| 保存データ |
|
| 料金プラン |
【30日間無料お試し可能】 |
| メールサポート | ◎ |
| 電子帳簿保存 | ◎ |
| 端末認証 | ◎ |
ibisStorage (アイビスストレージ) は、高いセキュリティ機能を持つ国産クラウドストレージです。ibisStorageでは、クラウドストレージとしての基本機能はもちろん、セキュリティ対策の機能があります。
| 機能名 | 詳細 |
|---|---|
| 端末認証機能 | 未承認のパソコンからibisStorageへのアクセスをすべてブロックします。端末を紛失した場合でもすぐにログインを止めることができます。会社貸与の端末からのみ許可をすることでテレワーク・リモートワークにも対応できます。 |
| 接続元IP制限機能 | 接続元のIPアドレスを使用して利用者を制限します。オフィスで固定IPを取得し、オフィスからしかibisStorageにアクセスできなくすることができます。テレワークではなく複数拠点のオフィスで利用のときに使うことができます。 |
| 監査ログ機能 | 誰がいつどのデータをダウンロードしたか、ログインした時刻、権限変更した記録などを確認することができます。なにか問題が発生した際のエビデンスとなります。 |
| アクセス権限管理機能 | フォルダへのアクセス権限管理ができます。所有者権限、読み書き権限、読み取り権限等を設定することが可能です。 |
| ランサムウェア対策 | ファイルをランサムウェアに暗号化されて上書き保存されても過去のファイル更新履歴をすべて保存しているため暗号化前のファイルを取り出すことが可能です。 |
端末認証機能により、会社が承認したPCのみクラウドストレージにアクセスできますし、接続元IP制限をすることで、オフィスのみクラウドストレージにアクセスすることができるようになります。よって、プライベートPCから情報のダウンロードをすることが防げるため、情報漏洩の対策となります。
Dropbox
| おすすめポイント |
|
|---|---|
| 料金・容量 | 【Business】
【Business Plus】
|
Dropboxは、クラウドストレージ分野で長い歴史を持ち、7億人以上の利用者がいます。
無料プランではデータ容量が2GBという少なさですが、高度なセキュリティ機能や柔軟性が魅力的です。
個人用の月額2,000円で利用可能なEssentialsプランには3TBの大容量が提供されており、さらに3人以上のチーム向けのBusinessプランもご利用いただけます。セキュリティ対策としては2段階認証やパスワードなどが用意されており、作業効率を高めるための関連ソフトも豊富です。
テレワークのデータ共有やファイル管理に関してよくある質問
テレワークのデータ共有やファイル管理に関して、よく挙がる疑問を以下にまとめました。質問とその回答を紹介します。
Q: 会社のPCでデータ共有するにはどうすればいいですか？
会社内でデータ共有をする方法は、社用メールで共有したい相手にデータを送る・USBにデータを入れて手渡しする方法があります。ただしこの共有方法は、メールアドレスを知っている相手・直接対面する機会のある相手でないと成立しません。
複数の人間が時間をかけずにデータ共有をするには社内サーバーの利用もありますが、自社サーバーを保有していない場合はできません。
手間、初期費用をかけずにスムーズにデータ共有をするには、ファイル共有サービスの利用がおすすめです。簡単な操作方法で閲覧・編集が可能で、会社勤務からテレワークに移行しても、クラウド上にデータがあるのでアクセスさえすれば自宅からでも簡単にデータ閲覧・利用ができます。
Q: ファイルを共有するのに簡単な方法は？
社内・テレワーク従業員など、大勢が一つのファイルを共有するのに適した方法は、オンプレミス型ファイルサーバーの導入です。自社で保有しているサーバーのため、カスタマイズの必要がある場合、時間をかけずにすぐに対応できます。
ただし、ファイルサーバーを導入するには管理するための知識とスキルを習得しないといけない・初期費用がかかるのがデメリットです。自社サーバーを持ちたくても予算の関係でそれが実践できないといった会社もあると思います。
そのような方におすすめなのが、ファイル共有サービスを運営している専門会社に依頼する方法です。ファイルサーバーを構築する手間と費用をかけずに、自前のファイル共有ツールを保有できます。操作方法も簡単なため、導入してすぐに多くのデータ管理・共有が可能です。
Q: データを共有するとはどういうことですか?
データ共有とは、一つの限られたデータを複数人で閲覧・編集することです。かつてデータ共有をする際は、データをコピーして複数人に配る・一つのデータをたらい回しにするなどの手段しかありませんでした。
しかし現在はWeb上で一つのデータを管理してそれを複数人で共有することが可能なので、手間がかかりません。ただし、情報漏洩・不正アクセスなどが起きやすいというリスクもあるため、セキュリティ・管理を徹底する必要があります。
Q: データフォルダの共有方法は？
データフォルダの共有は、以下の方法があります。
- 一つのデータを書類などにプリントアウトしてそれをコピーして配る
- コピーしたデータをUSBにインポートして手渡し
- コピーしたデータをメール送信
- Web上に管理
上記の方法のうち書類・USBは紛失する可能性があります。また紛失した際にそれを社外の人間がみたら情報流出などのトラブルに発展するでしょう。また、メールの場合は大きな容量だと送れないこともあります。
しかしデータ共有サービスを利用すれば、会社にいないテレワークをしている従業員にも、タイムラグを発生しないで、すぐに共有が可能です。
セキュリティに強く安全なファイル共有サービス
「テレワークを円滑に進めるためのデータ共有サービスは、どれを選んでいいのかわからない」
そのようなお悩みを持っている法人の方は、ibisStorage (アイビスストレージ) のご利用をぜひお試しください。
ibisStorage は安全なクラウドシステム「ゼロトラストセキュリティ」を提供しているのが特徴です。このセキュリティは「誰がどの端末からアクセスしたのか」が解析できるシステムのため、承認されたユーザーのみがアクセス可能になります。
さまざまなトラブル・脅威からお客様の大切なデータを保護できるのが、ibisStorage の強みです。フリープランや無料トライアルがあるため試してみるとよいでしょう。
